5 prostych sposobów: Jak zwiększyć swoją efektywność?

Istnieje kilka prostych sposobów, które po wdrożeniu do Twoich codziennych zadań sprawią, że zaczniesz działać bardziej efektywnie. Podnieś swoją efektywność i realizuj swoje zadania szybciej, żeby mieć więcej czasu dla siebie.

Niektórzy ludzie, może nawet część z Twoich znajomych, chwalą się wszem i wobec swoją efektywnością w pracy. Jakie są ich sekrety i sposoby, żeby przez większość swojego czasu działać “na wysokich obrotach”?

W tym artykule, podzielę się z Tobą 5 prostymi sposobami gwarantującymi, co najmniej dwukrotne zwiększenie Twojej osobistej efektywności. Sposoby te sprawią, że będziesz zasypiał z wielką satysfakcją z tego, co udało Ci się zrealizować, spokojem ducha i uśmiechem na ustach.

Włącz super efektywność dzięki 5 prostym sposobom

1. Przygotuj się

Jedną z najważniejszych rzeczy, praktycznie w każdej dziedzinie naszego życia, jest odpowiednie przygotowanie się. Odnosi się to również, a może przede wszystkim, do zwiększenia efektywności naszej pracy. Przygotowania te związane są przede wszystkim z naszą kondycją psycho-fizyczną, która zależy również od naszych potrzeb fizjologicznych. Poniżej przedstawiłem, na co szczególnie warto zwrócić uwagę, jeżeli pragniesz zwiększyć swoją efektywność w ciągu dnia.

Wysypiaj się

Pewnie nie raz w życiu zarwałeś nockę, a następnego dnia trzeba było wstać do szkoły, pracy czy na inne ważne spotkanie. Oczywiście całe to niewyspanie powodowało szereg negatywnych skutków i konsekwencji. Przykładem może być zmniejszenie koncentracji na zadaniach, obniżona zdolność wypowiadania sensownych zdań, czy zapomnienie jakiegoś ważnego faktu. Brak odpowiedniej ilości snu może także przyczynić się do zmniejszenia Twojej odporności na stres i spowodować, że będziesz bardziej nerwowy.

To ile powinieneś spać zależy tylko i wyłącznie od potrzeb Twojego organizmu, a te zależą od jego aktywności. Nie sugeruj się tym, co piszą inni, tylko sprawdź ile Twój organizm potrzebuje snu, żeby prawidłowo funkcjonować? Dla jednych wystarczą 4,5 godziny, a inni potrzebują dwa razy tyle, czyli aż 9 godzin. Zmienia się to również w zależności od Twojego wieku, więc testuj, żeby poznać swoją wartość.

Zjedz coś z rana

Śniadanie jest bardzo ważnym elementem naszego dnia, ponieważ od niego zależą pierwsze godziny naszego samopoczucia i aktywności. Pamiętaj, żeby dostarczać Twojemu organizmowi odpowiednich substancji i minerałów, najlepiej w naturalnej postaci, czyli warzyw i owoców.

Osobiście polecam także jedzenie, w miarę możliwości, 4-5 mniejszych posiłków dziennie, co 3-4 godziny. Takie jedzenie sprawia, że nie będziesz czuć się ani głodny, ani ociężały, a poziom węglowodanów utrzymasz na stałym poziomie. Jest to sprzyjające dla Twojego organizmu szczególnie podczas diety odchudzającej. Poza tym, przyjmując takie rozwiązanie, Twój poziom energii ciągle utrzymuje się wysokim poziomie.

Aktywność fizyczna

Jeżeli masz siedzący tryb pracy to musisz pamiętać o tym, że Twoje ciało potrzebuje nie tylko odpowiedniego pożywienia, ale również ruchu. Odpowiednia aktywność fizyczna pozwoli Ci utrzymać Twoje ciało w formie (zarówno mięśnie jak i stawy). Zrozumiałem to, gdy jakiś czas temu miałem poważne bóle kręgosłupa, które wracały co jakiś czas. Byłem u trzech różnych masażystów i każdy z nich powiedział to samo: “Więcej ruchu, Panie Grzegorzu, więcej ruchu”. Myślałem wtedy, że 1,5 godziny gry w siatkówkę ze znajomymi raz w tygodniu wystarczy.

Dowiedziałem się również wtedy, że nie intensywność tego ruchu jest ważna, a jego częstotliwość i regularność. Nie musi być to zatem od razu siłownia i treningi po kilka godzin w tygodniu, a wystarczy 30 minutowy spacer 4-5 razy w tygodniu.

Dobra praktyka z rana

Serdecznie polecam Ci również 5-10 minutową gimnastykę zaraz po wstaniu z łóżka, jeszcze przed prysznicem. Może to być zwykłe rozciąganie i kilkadziesiąt przysiadów na początek, z czasem możesz dorzucić sobie coś więcej. Po takiej rozgrzewce dotlenisz swoje ciało, szybciej się rozbudzisz i będziesz lepiej przygotowany do działania już od samego rana.

Aktywność fizyczna sprzyja lepszemu wysypianiu się, nawet jeśli masz na to mniej czasu niż zwykle. To również poprawi Twoją efektywność w pracy.

Odpowiednie środowisko pracy

W samej pracy powinieneś zapewnić sobie jak najlepsze warunki związane z Twoim komfortem psycho-fizycznym. Oczywiście pojawią się tu rzeczy takie jak:

• temperatura powietrza,
• odpowiednie oświetlenie,
• odpowiednio wysokie biurko,
• czy wygodny fotel z regulacją wysokości.

Ale czy to wszystko? Oczywiście, że nie. Przydałoby się jeszcze przewietrzyć pomieszczenie, w którym będziesz pracować i posprzątać biurko. Dostęp do większej ilości tlenu poprawi wydajność Twojego mózgu, a dzięki porządkowi na biurku poczujesz atmosferę ładu i harmonii. Osobiście dużo lepiej mi się pracuje, kiedy nie mam na biurku zbędnych kartek z notatkami czy innych niepotrzebnych na tą chwilę rzeczy. Nie myśląc o tych rzeczach i będziesz mógł bardziej skupić się na swojej pracy.

Pewną trudnością może być praca w miejscu, w którym znajduje się kilka osób, i które często rozmawiają nie na temat. W takiej sytuacji pamiętaj, że zawsze możesz założyć słuchawki na uszy. Odcięcie się od rozpraszaczy poprawi Twoją efektywność.

2. Planuj swoje zadania

Jednym z elementów zwiększania efektywności przy wykonywaniu jakiegoś zadania jest umiejętne rozplanowanie tego, co będziesz robił? Zastanów się co ma być zrobione i jak to najlepiej wykonać? Postaraj się to zrobić metodą “od ogółu do szczegółu”. Najpierw wypisz sobie w punktach ramowy plan tego, co musisz zrobić, a następnie uszczegóławiaj poszczególne “większe” zadania.

Ważnym elementem planowania zadań jest etap zbierania i przygotowania potrzebnych materiałów oraz informacji.Przykładem może być zbieranie danych z kilku działów firmy w celu opracowania miesięcznego raportu postępu prac. Może to być również rozmowa z pracownikami czy przedstawicielami tych działów. Wszystko zależy, co musisz zrobić i ile masz na to czasu. Tak czy inaczej przygotowanie do pracy to również część pracy – nie zapominaj o tym.

Kalendarz

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest planowanie swoich zadań z kilkudniowym wyprzedzeniem, albo najlepiej jeszcze dłuższym. Jeśli dopiero zaczynasz praktykować zarządzanie własnym czasem, ale od razu chcesz zwiększyć swoją efektywność to zaczynaj to robić stopniowo. Na początek zacznij planować każdy swój kolejny dzień. Nie zajmie Ci to więcej niż 5 minut. Zrób to wieczorem dnia poprzedzającego, a od razu zaczniesz zauważać postępy. W ten sposób nie będziesz tracić czasu rano i będziesz mógł od razu zabrać się do pracy.

Osobiście używam do tego standardowego, papierowego i podręcznego kalendarza. Mogę w nim zapisać sobie absolutnie wszystko, od wizyty u dentysty, przez spotkanie z klientem, po wyjście ze znajomymi. Oczywiście w tym ostatnim przypadku nie biorę go ze sobą.

Kalendarz elektroniczny

Kiedyś próbowałem przestawić się na kalendarz elektroniczny – jest mnóstwo świetnych aplikacji do tego, jednak podręczna wersja jest dla mnie praktyczniejsza. Może dlatego, że lubię wykreślać zadania, które już zrealizowałem i wizualnie mogę ocenić, co jeszcze jest do zrobienia. Poza tym, jak już wcześniej wspomniałem, z taką podręczną wersją można iść na spotkanie. Wydaje mi się, że jest to lepszym rozwiązaniem niż zapisywanie notatek na zwykłej kartce czy na telefonie. To już zostawiam Twojej ocenie. Mogę Ci tylko doradzić, żebyś najpierw spróbował jednej i drugiej opcji co najmniej przez tydzień, a potem podjął decyzję.

W kalendarzu można też notować wszystkie plątające się w głowie myśli, żeby z jednej strony nie uciekły, a z drugiej strony jej Ci nie zaprzątały. Dzięki temu również możesz zwiększyć swoją efektywność. Przestajesz myśleć o wielu prostych sprawach, które najpierw zapisując w kalendarzu, potem możesz zgrupować i wykonać w pewnych blokach.

Grupowanie zadań

Planując zadania na następny dzień, czy nawet tydzień, możesz zauważyć, że część z nich można załatwić przy okazji załatwiania innych. Nazywa się to grupowaniem zadań i oszczędza nie tylko Twój czas, ale i Twoje pieniądze. Jedno wyjście z domu, jedno ubieranie się i jeden dojazd do centrum miasta do kilku spraw, zamiast pojedynczo do każdej z nich oddzielnie.

Podobnie jest ze sprawdzaniem poczty, czy komunikatorami w social mediach. Czemu masz to robić co kilkanaście minut, jeśli możesz zrobić 2-3 razy dziennie. Każde takie sprawdzanie “kradnie” Twój cenny czas podwójnie. Dlaczego podwójnie, bo to nie tylko czas, który poświęcasz na sprawdzenie, ale również na powrót do tego co robiłeś wcześniej.

Przykłady czynności i zadania, które można grupować:

• smsy, telefony,
• wykonanie płatności i przelewów,
• maile, wiadomości na portalach społecznościowych,
• zakupy, usługi (fryzjer, dentysta, biuro księgowe), spotkanie w urzędzie.

Są oczywiście pewne wyjątki, jednak zdecydowaną większość tych spraw można spokojnie pogrupować, co zaoszczędzi Ci wiele godzin każdego miesiąca.

Osobiście polecam Ci także oddzwanianie do znajomych podczas dłuższych podróży czy to samochodem, czy innym środkiem transportu. Miesięcznie może dać Ci to oszczędność czasu na poziomie kilku godzin, a sama podróż mija zdecydowanie szybciej. Pamiętaj tylko, żeby to robić z poszanowaniem innych osób i dbając o swoje bezpieczeństwo. Prowadząc samochód dobrze jest używać zestawu głośnomówiącego lub zestawu słuchawkowego.

Przygotowanie mentalne

Zastanawiałem się czy nie napisać o tym w części związanej z przygotowaniem się, jednak uznałem, że tutaj będzie bardziej pasować. Przygotowanie mentalne to nic innego, jak zbudowanie pozytywnego nastawienia do tego, co za chwilę będziesz robił. Nie ma nic gorszego, jak zabieranie się do zadań, których nie chcemy robić, lub nie rozumiemy, dlaczego mamy je zrobić. Wyrobienie w sobie szczerej chęci zrobienia czegoś, pozwoli Ci utrzymać na stałym poziomie zaangażowanie przy wykonywaniu tego.

Żeby wyrobić w sobie szczerą chęć możesz sprawdzić, czy zadanie jest zgodne z Twoimi przekonaniami i wartościami. Odpowiedz sobie w tym celu na tzw. cztery pytania kartezjańskie:

• pierwsze: „Co się stanie, jeśli to zrobię?”
• drugie: “Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?”
• trzecie pytanie: „Co się nie stanie, jeśli to zrobię?”
• i już ostatnie: „Co się nie stanie, jeśli tego nie zrobię?”

Któraś z tych odpowiedzi, a może nawet więcej niż jedna, na pewno pozwoli Ci pozytywnie nastawić się do tego zadania. Pozytywny nastrój wpływa na lepszą efektywność, ponieważ nie zastanawiasz się czy i dlaczego coś robić, tylko to robisz.

3. Wyeliminuj rozpraszacze

Jednym z największych pożeraczy czasu są media społecznościowe i przeglądanie Internetu bez celu. Sam nie raz miałem się okazję, o tym przekonać. Wchodzisz niby na 5 minut, a nagle orientujesz się, że mijają 2 godziny. A potem wielkie zdziwienie, że niby siedziałeś pół dnia przy komputerze, a zrobiłeś tylko 20% tego, co miałeś zrobić. Brzmi znajomo?

To samo jest ze sprawdzaniem i odpisywaniem na maile, smsy czy odbieraniem telefonów. Odbierasz telefon od znajomego i kiedy się orientujesz, że miałeś zrobić coś ważnego, mija kilkadziesiąt minut. Też to znasz?

Pracując samodzielnie

Zanim jeszcze usiądziesz do pracy to wyłącz dźwięk w telefonie komórkowym oraz powiadomienia w mediach społecznościowych. Opanuj się też od sprawdzania maila, co kilkanaście minut. Na prawdę nic się strasznego nie stanie, gdy odpiszesz na wiadomość dopiero po kilkudziesięciu minutach czy nawet kilku godzinach. Tak samo będzie w przypadku nieodebranego telefonu. Zawsze przecież możesz powiedzieć, że byłeś bardzo zajęty albo, że miałeś spotkanie. I póki się nie będziesz z tego nadmiernie tłumaczył to i tak, nikt pewnie nie zwróci na to uwagi, kiedy oddzwonisz. Więc nie tłumacz się, tylko powiedz, że oddzwaniasz, bo wcześniej nie mogłeś rozmawiać. Co prawda są wyjątki od tej reguły, jednak należą one pewnie do mniej niż 2% wszystkich przypadków.

Pracując z innymi

Jak najbardziej możesz zastosować te same metody, co przy samodzielnej pracy, a nawet poprosić o to swoich kolegów i koleżanki z pracy. Pamiętaj też, że nie każdy przełożony toleruje takie prywatne komunikowanie się w godzinach pracy.

Dla niektórych osób rozpraszaczem może być włączone radio albo rozmawiający koledzy, o czym, pisałem wcześniej. Warto w takiej sytuacji zapytać kolegów o wyłączenie radia czy też przeniesienie rozmowy, w inne miejsce. Podkreślić należy, że mamy coś ważnego do zrobienia i musimy się maksymalnie skupić. To zawsze lepsze rozwiązanie niż wydanie zwykłego polecenia typu: “Wyłącz to radio” czy “Idźcie, gdzieś indziej sobie pogadać, przeszkadzacie mi”.

4. Korzystaj z narzędzi

Znakomitym sposobem na zwiększanie swojej efektywności jest korzystanie z nowoczesnych narzędzi organizacyjnych. To niesamowite, jak bardzo można zwiększyć swoją mobilność i wydajność dzięki nim. Przyznam szczerze, że jakiś czas temu sceptycznie podchodziłem do każdego nowego narzędzia, które proponowali mi znajomi. Wiesz jak to jest, coś nowego zawsze zajmuje czas na poznanie tego i nauczenie się jego funkcjonalności. A teraz? No cóż, nie wyobrażam sobie życia bez niektórych narzędzi. Niektóre z nich oszczędzają na prawdę całe mnóstwo Twojego czasu.

Gmail.com

Osobiście serdecznie polecam Ci pocztę na Gmailu, która dysponuje przestrzenią dyskową równą 15 GB (razem z Google dyskiem). Możesz tam tworzyć i przechowywać swoje pliki i mieć do nich zdalny dostęp. Gmail to nie tylko poczta i przestrzeń dyskowa, to również wiele innych bardzo funkcjonalnych narzędzi. Mi szczególnie przypadły do gustu google docs, które pozwalają pracować w nich kilku osobom jednocześnie.

Doodle.com

Jest to narzędzie pozwalające sprawdzać dostępność różnych osób w różnych terminach (dniu i godzinie). Świetnie się sprawdza, gdy chcesz zorganizować jakieś zebranie. Ustalasz terminy, po czym wysyłasz link do wszystkich zainteresowanych, i prosisz o wypełnienie w określonym czasie. Na podstawie odpowiedzi sprawdzasz, kiedy najwięcej osób z Twojej organizacji może uczestniczyć w zebraniu, i wtedy je organizujesz. W kilka minut możesz przygotować taki kalendarz.

A teraz pomyśl sobie ile czasu tracą osoby, które pytają każdą osobę indywidualnie? Mam kolegę, który przygotowując zebranie w naszej organizacji zawsze obdzwania wszystkich i pyta kiedy im pasuje się spotkać? Przy 20 osobach zajmowało mu to jakieś 3-4 godziny! Kiedy powiedziałem mu o Doodle, odparł, że nie ma czasu uczyć się tego narzędzia i dalej tak organizuje spotkania. Nie ma czasu się uczyć? W 3 godziny to nie tylko by się nauczył tego narzędzia, ale i zrobił z 10 swoich pierwszych “dudlów”.

WeTransfer.com

To serwis dzięki, któremu można przesyłać większe załączniki niż przez pocztę. Gmail ostatnio wprowadził ograniczenie bodajże do 20 Mb, a przez WeTranswer.com można przesyłać pliki o objętości aż 2 GB!

Oczywiście jest znacznie więcej przydatnych aplikacji i serwisów, które mają na prawdę przeróżne zastosowania. Nie sposób ich tu teraz wszystkich wymienić. Zrobię o nich w najbliższym czasie oddzielny wpis.

Pamiętasz jak pisałem przed chwilą o rozpraszaczach w postaci portali społecznościowych, które zabierają nam nasz cenny czas? Z narzędziami internetowymi jest podobne – są one dostępne on-line i praktycznie wszędzie tam, gdzie się udajemy. W tym jednak przypadku możesz odwrócić ten proces i oszczędzać czas. Możesz sprawdzać maile i odpowiadać znajomym np. czekając w kolejce do lekarza, jadąc metrem do pracy lub czekając na pasach. Postaraj się to jednak robić z głową, żeby nie stwarzać zagrożenia dla innych. A może warto ten czas przeznaczyć na odpoczynek i refleksję? Sam zdecyduj.

5. Zacznij działać

Czas zaoszczędzony z wyeliminowania rozpraszaczy i korzystania z przyjaznych narzędzi internetowych możesz przeznaczyć na wiele różnych rzeczy. Możesz w końcu dokończyć ważne projekty, na które nie miałeś czasu, przeczytać ciekawą książkę lub nauczyć się czegoś nowego. A może w końcu będziesz miał czas, żeby gdzieś zabrać swoją drugą połówkę albo odwiedzić swoją rodzinę i przyjaciół. Sam wiesz najlepiej, na co powinieneś przeznaczyć te dodatkowe godziny swojego cennego życia.

Co najlepiej zrobić, gdy już wyznaczyliśmy sobie albo dostaliśmy od kogoś do zrealizowania jakieś zadanie? Odpowiedź już znasz i jest napisana w nagłówku tego akapitu – Zacząć działać od razu. Działanie to najlepiej rozpocząć od pierwszego punktu, czyli:

• odpowiednio się przygotować,
• zaplanować swoje zadania “od ogółu do szczegółu”,
• wyeliminować wszystkie rozpraszacze obniżające wydajność pracy,
• rozważyć zastosowanie narzędzi usprawniających realizację tego zadania.

Syndrom odkładania spraw na później

Czasami w Twojej głowie może pojawić się myśl, prowadząca do odłożenia pewnej sprawy na później. Niekiedy taka myśl się przydaje, bo dzięki temu zgrupujesz kilka podobnych zadań i zaoszczędzisz sporo czasu. W większości przypadków jest jednak inaczej. Okazuje się, że te proste zadania można wykonać od ręki, wysyłając maila lub telefonicznie. Jeżeli nie wykonujesz więc czegoś ważnego, a otrzymasz zadanie, którego wykonanie nie zajmie Ci więcej niż 5-10 minut, to zrób to od ręki. W ten sposób nie będziesz się nim więcej zajmować i nie zużyjesz cennego miejsca w Twoim kalendarzu.

Ile może wzrosnąć Twoja efektywność?

Jak widzisz jest to kilka naprawdę prostych sposobów na zwiększanie swojej efektywności w ciągu dnia. Możesz zastosować je pojedynczo, jednak największą skuteczność mają przy jednoczesnym stosowaniu.

Zróbmy teoretyczne rozważanie i załóżmy, że każdy opisany tutaj sposób może podnieść Twoją dzienną efektywność od 20% do 50%. Wartość 20% będzie dla osób, które dopiero wdrażają go w swoim życiu i mogą to robić nie zawsze poprawnie. Natomiast 50% będzie dla osób, które mają większe doświadczenie, i które przykładają się do większości jego zaleceń. Używając więcej niż jednego sposobu na zwiększanie efektywności zadziała tzw. efekt dźwigni. Wzajemny wpływy na siebie poszczególnych sposobów na zwiększenie końcowej efektywności, który będzie kumulował się wykładniczo. Nie ma tutaj dużej filozofii, a matematyka wszystko potwierdza, sam zobacz.

Efektywność osoby początkującej

Wzrost efektywności w przypadku osoby początkującej:

a) wzrost efektywności przy zastosowaniu 1x sposobu:

100% + 20% = 120% = 1,20 (wzrost o 20%)

b) wzrost efektywności przy zastosowaniu 2x sposobów:

(100%+20%) x (100%+20%) =1,20 x 1,20 = 1,44 (wzrost o 44%)

c) wzrost efektywności przy zastosowaniu 5x sposobów:

1,20 x 1,20 x 1,20 x 1,20 x 1,20 x 1,20 = 1,20^5 = 2,49 (wzrost o 149%)

Zatem mam dla Ciebie bardzo dobrą wiadomość:

Sama świadomość o istnieniu tych sposobów i ich zastosowanie pozwolą Ci podnieść swoją efektywność o ponad 140%.

A co może się stać, gdy wykonasz trochę pracy i dopracujesz te sposoby?

Efektywność osoby zaawansowanej

Wzrost efektywności w przypadku osoby zaawansowanej:

a) wzrost efektywności przy zastosowaniu 1x sposobu:

100% + 50% = 150% = 1,50 (wzrost o 50%)

b) wzrost efektywności przy zastosowaniu 2x sposobów:

(100%+50%) x (100%+50%) =1,50 x 1,50 = 2,25 (wzrost 125%)

c) wzrost efektywności przy zastosowaniu 5x sposobów:

1,50 x 1,50 x 1,50 x 1,50 x 1,50 = 1,50^5 = 7,59 (wzrost o 659%)

Po dłuższym używaniu i dopracowaniu powyższych sposobów na zwiększanie efektywności Twoja efektywność może się zwiększyć nawet kilkukrotnie. Nie zawsze będzie to oznaczać, że praca, która do tej pory zajmowała Ci 60 minut, teraz będzie zajmowała np. 10 minut. Wzrost ten oczywiście będzie się wiązał częściowo z szybszym wykonywaniem pewnych czynności, jednak bardziej należy kojarzyć go z jakością tej pracy.

Tak czy inaczej, sam pewnie przyznasz, że jest to bardzo imponujący wynik. Nie jest też powiedziane, że założone 50% wzrost efektywności dla jednego sposobu to wartość maksymalna.

A jakie Ty znasz sposoby zwiększające efektywność w ciągu dnia? Może masz jakieś swoje sposoby albo o jakiś przeczytałeś, o których jeszcze nie wiem. Napisz proszę w komentarzu.

Podziel się proszę tym artykułem z Twoim przyjacielem i/lub kimś kto jest dla Ciebie bliski. Może potrzebuje tych kilku sposobów, żeby podnieść swoją efektywność osobistą.

Bibliografia:

1. B. Tracy, Maksimum osiągnięć, MUZA S.A., Warszawa 2012.
2. T. Ferriss, 4 godzinny tydzień pracy, MT Biznes, Warszawa 2012.
3. obserwacje i doświadczenia autora