5 prostych sposobów: Jak motywować pracowników i bliskich?

Chcesz poznać kilka prostych sposobów, dzięki którym nauczysz się motywować innych? Dzięki nim motywowanie pracowników i Twoich bliskich do działania lub zmiany będzie dla Ciebie o wiele łatwiejsze. Pokażę Ci, jak to zrobić bez pogorszenia Waszych relacji.

Komunikowanie się z innym człowiekiem czy też sztuka umiejętnego porozumiewania się z ludźmi to tylko z pozoru łatwa umiejętność. A już na pewno w kontekście zachęcania innych osób do zrobienia czegoś lub zmiany na lepsze. Przykładem może być motywowanie pracowników, a nawet naszych bliskich do zrobienia czegoś.

Jako ludzie jesteśmy różni na wielu płaszczyznach i na razie nie potrafimy czytać sobie w myślach. Dopóki więc, nie zakomunikujemy otwarcie naszych potrzeb, to inni nie będą wiedzieli, o co tak na prawdę nam do końca chodzi. Niektórzy twierdzą, że rozumieją się bez słów. Czy jednak na pewno tak jest, a jeśli już to czy działa to w każdym przypadku? Nie jestem do końca przekonany. I nie jest to niczyja wina. Po prostu mamy różne potrzeby, oczekiwania oraz priorytety i cele życiowe, które nie koniecznie muszą rozumieć nasi rozmówcy czy nawet najbliżsi. Umiejętne motywowanie pracowników lub osób z naszego otoczenia do zmiany jest więc prawdziwą sztuką. Kluczowe jest budowanie takich komunikatów, dzięki którym uzyskamy zamierzony efekt i zachowamy dobre relacje z innym człowiekiem.

Jak motywować innych do zmiany?

1. Naucz się konstruktywnie krytykować

Pewnie każdemu z nas przyszło lub przyjdzie kiedyś w życiu kogoś za coś skrytykować. Czynność ta dla zdecydowanej większości ludzi nie należy do najprzyjemniejszych. Tym bardziej, gdy nie umiemy tego zrobić w odpowiedni sposób. Pamiętaj, że niezależnie od rozmiarów przewinienia, prawie każdy człowiek nie dostrzega swojej winy, szukając jej wszędzie, tylko nie w sobie. Na ogół obwiniana osoba nie tylko czuje niechęć do krytykującego, ale również zaczyna się bronić i usprawiedliwiać. Robi to, ponieważ zraniono jej dumę i poczucie własnej wartości.

Krytyka dla samej krytyki nic nie zmienia i możesz narobić sobie w taki sposób jedynie wrogów. Ludzie tak bardzo pragną akceptacji swojego postępowania (jakie by ono nie było – słuszne czy nie), jak bardzo nienawidzą potępienia. Pamiętaj, że nawet taka jednorazowa uraza czy niechęć spowodowana nieumiejętną krytyką może tylko zdemoralizować bliską osobę, pracownika, klienta czy nawet partnera biznesowego. Dlatego dobrze zastanów się, czy na prawdę możesz i chcesz to zrobić. Może czasami lepiej jest nic nie powiedzieć i schować swoją dumę czy ego do kieszeni niż konfrontować się o błahostkę? Poza tym, krytyka powraca i ludzie, którzy zostali skrytykowani, prędzej czy później, słusznie czy nie, obwinią za coś krytykującego. (pewna forma rewanżu)

Próba zrozumienia

Dużo lepszym rozwiązaniem jest próba zrozumienia określonego zachowania danego człowieka i refleksja na tym, dlaczego to robi? Taka próba zrozumienia danej sytuacji rodzi niejako naszą sympatię oraz większą tolerancję do tej osoby. Te, z kolei pomagają nam znaleźć konkretne rozwiązania zaistniałego problemu. Ostatnim krokiem może być zwykła rozmowa i próba wspólnego rozwiązania niewygodnego zachowania.

Jeżeli już krytyka jest konieczna

Oczywiście czasami zdarza się i tak, że niektóre zachowania innych osób wymagają od nas stanowczych reakcji. Sytuacje te mogą dotyczyć zarówno naszego zawodowego, jak i prywatnego życia. Taką stanowczą reakcją jest oczywiście krytyka. Jeżeli jednak chcesz, żeby była ona skuteczna to powinieneś pamiętać o kilku rzeczach:

• zastanów się jakich argumentów użyjesz podczas rozmowy,
• oddziel konkretne zachowania i postaw danej osoby podczas krytykowania osoby,
• krytyki dokonuj wyłącznie, gdy jesteś sam na sam z osobą, której masz coś do powiedzenia,
• pamiętaj, że ludziom łatwiej jest wysłuchać nieprzyjemnych rzeczy po usłyszeniu jakiejś pochwały,
• po udzieleniu krytyki powiedz krytykowanej osobie coś miłego, co dotyczy jej pracy lub Twoich relacji z nią.

Takie podejście pozwoli krytykowanej osobie wyjść z twarzą z zaistniałej sytuacji i częściowo zmotywuje do poprawy. Więcej o narzędziach do udzielania konstruktywnej krytyki możesz przeczytać w jednym z moich artykułów, Metoda kanapki, czyli jak prawidłowo udzielać konstruktywnej krytyki.

2. Zachęcaj, pytaj i proponuj zamiast wydawać polecenia

Jeżeli chcesz zachęcić kogoś do zrobienia czegoś lub spróbować zmienić w jakimś stopniu jego zachowanie to potrzebujesz dwóch rzeczy. Pierwszą z nich jest wzbudzenie u tej osoby szczerych chęci do zmiany, a drugą nieustające zachęcanie do tej zmiany.

Wzbudzanie szczerych chęci

Generalnie ludzie bardziej wierzą w pomysły, które sami wymyślają, niż te, które dostają od kogoś. Dlatego właśnie „narzucanie” pomysłów innym jest mniej efektywne niż poddawanie im pewnych sugestii, by sami doszli do oczekiwanego wniosku. Jeżeli pozwolisz człowiekowi pomyśleć, że dany pomysł wyszedł od niego, spowodujesz, że chętniej weźmie udział w jego realizacji. Ludzie nie lubią czuć, że coś się im sprzedaje, czy nakazuje – chętniej coś robią, gdy jest to realizowane z ich własnej woli. A teraz sam zastanów się, kiedy chętniej wykonujesz dane zadanie? Kiedy ktoś Ci to nakazuje zrobić, czy bardziej kiedy jesteś pytany?

Chiński mędrzec Lao Tse głosił:

„Przyczyną dla której rzeki i morza otrzymują hołd tysięcy strumieni górskich jest fakt, że trzymają się niżej od nich i dzięki temu mogą rządzić wszystkimi górskimi strumieniami. Podobnie mędrzec, który chce być ponad ludźmi ustawia się niżej od nich, a chcąc być przed nimi ustawia się z tyłu. I tak oto, choć miejsce jego nad ludźmi, oni nie czują jego ciężaru, a choć miejsce jego przed nimi, nie odbierają tego jako ranę”.

Mądrze jest więc dawać rozmówcy myśleć, że idea wyszła od niego.

Pochwała postępów

Jeżeli natomiast chodzi o zachętę i wspieranie do zmiany to należy chwalić nawet ich najmniejsze postępy. To inspiruje człowieka do zmiany na lepsze. Nagroda zamiast krytyki jest podstawą teorii B.–F. Skinnera. Udowodnił on, że w momencie ograniczenia krytyki i zastosowania pochwały pojawiają się pozytywne reakcje, które są następnie rozwijane. A co się dzieje z tymi złymi? Złe zaś ulegają zanikowi, ponieważ nikt nie przywiązuje do nich wagi. Dlatego właśnie dając innym szczere pochwały za konkretne zadania, możesz w niedługim czasie spodziewać się oczekiwanej zmiany. Efekt ten możesz wzmocnić zachęcając wybraną osobę do poprawy i poprzez zapewnianie, że Ty również wierzysz w jej zmianę.

Zachęta w pracy

Opisane powyżej sposoby chyba najlepiej działają w pracy na etacie, zarówno z pozycji szefa, jak i współpracownika. Sam miałem okazję się o tym przekonać w jednej z moich byłych prac. Miałem dwóch przełożonych. Jeden z nich zarzucał mnie zadaniami nie pytając czy mam na nie czas i czy przypadkiem nie robię czegoś ważnego. Drugi natomiast pytał czy mogę coś zrobić, nawet jak miałem wolniejszą chwilę. I o ile w przypadku tego pierwszego zawsze pojawiał się pewien opór przed wykonaniem nawet prostego zadania, to dla tego drugiego zawsze swoją pracę wykonywałem z wielką przyjemnością. Wydawałoby się taka drobna zmiana w komunikacji przy wydawaniu poleceń, a przynosiła ogromne różnice w nastawieniu do wykonywanej pracy.

Jak się okazuje, ludzie zdecydowanie lepiej postrzegają i aprobują sugestie czy prośbę o zrobienie czegoś, niż zwykłe wydanie poleceń. Taki sposób przekazywania wytycznych czy zlecania pracy, jest bardziej życzliwy, przez co bardziej akceptowany. Zamiast do buntu zachęca do współpracy. Niechęć do wykonywania zadań wywołana wydawaniem rozkazów może trwać bardzo długo. I nie ma tu znaczenia samo polecenie, które może wyraźnie określać poprawę widocznie złej sytuacji.

Poza tym, pozostawienie sposobności, żeby ktoś coś zrobił sam albo samodzielnie podjął jakąś decyzję (tzw. partycypacja), pozwala pracownikowi działać swobodnie lecz nie koniecznie ze zmniejszoną wydajnością czy obniżoną odpowiedzialnością. Bardziej też identyfikuje pracownika z organizacją. Takie podejście nie tylko utrwala więzi pracownika z organizacją, ale również motywuje i daje poczucie wartości. Pytanie nie tylko czyni polecenie bardziej akceptowalnym, ale też często twórczo stymuluje tych, do których się zwracamy. Ludzie chętniej wypełniają polecenia, jeśli mają udział w podjęciu decyzji po jego wydaniu. Dlatego właśnie dużo lepszym sposobem zlecania zadań jest zadawanie pytań niż wydawanie rozkazów.

3. Odnieś się do wartości swojego rozmówcy

Ludzie mają zwykle dwa powody dla których coś robią. Pierwszy prawdziwy i drugi, który dobrze brzmi. Niemal każdy człowiek w głębi serca jest idealistą i lubi myśleć, że kieruje się szlachetnymi intencjami. Dlatego, odnosząc się do wyższych wartości swojego rozmówcy, masz duże szanse sprawić, żeby wykonał Twoją prośbę niemalże od ręki.

Technika “dobrej reputacji”

Technika polegająca na błyskawicznym wpływaniu na zachowanie konkretnej osoby. Polega ona na założeniu i zachowywaniu się tak, jakby dana osoba posiadała już oczekiwaną cechę. Wystawiając komuś dobrą reputację sprawiamy, że będzie musiał jej sprostać, żeby ją utrzymać. Opinię najlepiej wyrazić osobiście i o ile to możliwe przy większym audytorium. W celu zwiększenia jej skuteczności można dodatkowo pochwalonej osobie nadać jakiś tytuł lub wręczyć jakiegoś rodzaju odznaczenie. Może to być zwykła zmiana nazwy stanowiska, która sprawi, że osoba wykonująca określoną czynność dodatkowo poczuje się doceniona i ważna.

Przykład:

Szkolny woźny nazwany „głównym kierownikiem porządku szkolnego”, nie tylko poczuje się doceniony za swoją pracę i ważny, ale bardziej przyłoży się do swoich obowiązków.

Jeżeli chcesz, żeby Twój rozmówca zrobił coś niezwłocznie odnieś się do jego szlachetności, uczciwości lub porządności.

4. Rzuć człowiekowi wyzwanie

Pamiętam jak w dzieciństwie, ilekroć dostawałem słabszą ocenę z jakiegoś sprawdzianu czy klasówki to rodzice mi to wypominali. Szczególnie często porównywali moje wyniki z wynikami kolegi mieszkającego bardzo blisko. Było to w formie lekkiego “wyrzutu” w postaci pytania: “Dlaczego X mógł dostać piątkę, a Ty dostałeś tylko 4,5?”. Poważnie tak było Teraz, to “tylko 4,5” może się wydawać nieco śmieszne, ale wtedy było to dla mnie bardzo ważne. Nie rozumiałem też, dlaczego równie często nie mówili o sytuacjach, kiedy to ja byłem od niego lepszy, czy w ogóle najlepszy w klasie. Oczywiście pochwały również się zdarzały, jednak w porównaniu z tymi “wyrzutami” występowały rzadziej, a przynajmniej tak to zapamiętałem.

Teraz już wiem, że chcieli wprowadzić element pewnej rywalizacji stymulującej do uzyskiwania lepszych wyników w nauce. Nie wiem ile w tym było chęci pokazania sąsiadom, że ich dziecko osiąga lepsze wyniki, a ile dawania większej motywacji, ale rzeczywiście działało. Szczególnie wyraźne było to pod koniec semestru, kiedy poprawialiśmy niektóre sprawdziany, żeby nasza średnia ocen wzrosła.

Współzawodnictwo w sporcie

Ten prosty przykład może obrazować, jak współzawodnictwo przyczynia się do podnoszenia indywidualnych wyników. Szczególnie wyraźne jest to w sporcie, kiedy to zawodnicy ustalają kolejne światowe rekordy. I choćby wydawało się, że wszystko, co mogło zostać osiągnięte w sporcie, zostało już osiągnięte, to co jakiś czas pojawia się zawodnik, który ustanawia kolejny rekord.

Stymulowanie współzawodnictwa można więc zaliczyć do jednej z metod zachęcających do działania i zmiany czegoś na lepsze. Nie chodzi tu o nieczystą walkę, ale o zwykłą chęć bycia lepszym od samego siebie lub innych. To wyzwala ducha. Motto straży królewskiej starożytnej Grecji brzmiało:

„Wszyscy ludzie się boją, ale odważni nie myślą o strachu i idą naprzód, czasem po śmierć, ale zawsze po zwycięstwo”.

Pamiętaj, że rzucenie człowiekowi wyzwania zwiększa jego zapał do pracy i chęci do stania się lepszym.

5. Unikaj kłótni (wszędzie i za wszelką cenę)

Tak samo jak nieodpowiednia krytyka, ostra wymiana zdań zostawia po sobie bardzo przykre wspomnienia i często wzajemną urazę stron. Mądrze jest więc za wszelką cenę unikać kłótni, kiedy to tylko możliwe. Udowadnianie na siłę ludziom swoich racji kończy się zwykle konfliktem i ich niechęcią do Ciebie. Kłótnia jest zawsze przegraną, dlatego że nawet po wygranym sporze Twój rozmówca obrazi się z powodu zranionej dumy. Jeżeli Wasze relacje będą zepsute, to nie zachęcisz takiej osoby do działania, a już na pewno nie do zmiany na lepsze.

Budda mawiał:

„Nienawiścią nie pokonasz nienawiści lecz miłością. Nieporozumienia nie wyjaśnisz w sporze tylko dzięki taktowi, dyplomacji i szczerej chęci zrozumienia punktu widzenia innych ludzi”.

Dużo jest racji w tym cytacie, i radzę Ci go zapamiętać, jeżeli nie chcesz mieć kłopotów przez kłótnie.

Oddzielanie emocji od spraw i ludzi

Często jest tak, że jakimś sposobem dopiero w trakcie kłótni orientujemy się, że jesteśmy w samym jej środku. Co wtedy najlepiej jest zrobić? Niezależnie od tego, gdzie do tego doszło (czy w pracy, czy w domu), dobrze jest przestać na chwilę i zastanowić do czego to prowadzi? Jaki by nie był powód to odpowiedź zawsze jest podobna: Do niczego dobrego! Po wysłuchaniu swojego oponenta do końca, zacznij oddzielać swoje emocje od przedmiotu Waszego sporu. Nie atakuj personalnie swojego rozmówcy, jeśli do tej pory tak robiłeś i jak najszybciej zmień strategię. Skup się na zaproponowaniu rozwiązań zamiast emocjach związanych ze przyczyną Waszej kłótni.

Możesz też skorzystać z kilku poniższych porad i podpowiedzi odnośnie tego, co należy zrobić, żeby różnica zdań nie przerodziła się w kłótnię:

• nie bój się, że masz odmienne zdanie niż Twój rozmówca,
• jeżeli są jakieś nowe aspekty sprawy, to przeanalizuj je na bieżąco,
• zapanuj nad swoimi emocjami, zachowaj spokój i kontroluj pierwszą reakcję,
• najpierw wysłuchaj swojego rozmówcy, daj mu skończyć, nie przerywaj i nie protestuj,
• postaraj się znaleźć kilka punktów wspólnych – na pewno są jakieś aspekty, w których się zgadzacie,
• przyznawaj się do błędów – pokażesz rozmówcy klasę, trochę go to zaskoczy i zmniejszy zaciętość,
• obiecaj oponentowi, że przemyślisz i dokładnie przeanalizujesz jego punkt widzenia,
• koniecznie podziękuj za rozmowę i jeśli to możliwe zaproponuj kolejne spotkanie,
• możesz też pochwalić jego firmę, osiągnięcia czy też rozległą wiedzę.

Wyeliminowanie kłótni na dobre

Najlepiej jest w ogóle przestać mówić ludziom, że nie mają racji. Nawet, jeżeli racja jest po Twojej stronie, to można przecież używać zwrotów typu: „Wiesz mogę się mylić, ale…”, „Wydaje mi się, że…”. Sugerowanie, że Twój rozmówca może nie mieć racji, zapobiegnie kłótni i zainspiruje go, by traktował Cię tak samo fair i tak samo otwarcie jak Ty go potraktowałeś. Możliwe jest także, że Twój oponent przyzna się do braku racji. Dlatego, żeby uniknąć sporu, lepiej jest taktownie zwrócić uwagę, a czasami nawet przemilczeć daną kwestię, niż wprowadzać niezdrową atmosferę, która może zakończyć się kłótnią.

Przestań być pieniaczem

Znam ludzi, którzy uwielbiają wszelkiego rodzaju konfrontacje i potyczki słowne. Co więcej, czują się w nich jak przysłowiowa ryba w wodzie i myślą, że tym zaskarbią sobie sympatię innych ludzi. Na ogół wychodzą z nich zwycięsko i podbudowują tym swoje ego, ale jakim kosztem? Koszty takiego zachowania są ogromne, ponieważ nie zdają sobie sprawy, że oprócz zepsutych relacji z oponentem tracą coś jeszcze. Coś, co jest znacznie cenniejsze od chwilowej przyjemności wynikającej ze zwycięstwa. Tym czymś jest szacunek i przychylność otoczenia. Może zaskarbią sobie sympatię jakiejś osoby, która ceni bardziej argument siły niż siłę argumentu, jednak co z pozostałym audytorium? Ludzie na ogół nie lubią pyszałków i pieniaczy, którzy na każdym kroku będą pokazywać swoją wyższość nad innymi.

Zwróć na to uwagę oglądając następnym razem debatę publiczną. Zostawiając na chwilę argumenty i poddając rozważaniom wyłącznie postawy stron można zauważyć pewną prawidłowość. Większą sympatię budzą osoby opanowane, które kontrolują swoje emocje, i których język ukazuje szacunek do rozmówców. Polityk opanowany, to polityk bardziej doświadczony, a tym samym lepiej nadający się do pełnienia swojego urzędu. Takie zachowanie uruchamia u odbiorcy ciąg myślowy, którego efektem jest postrzeganie takiej osoby jako lepszej.

Jeżeli lubisz dominować w rozmowie i często prowokujesz potyczki słowne to zastanów się, czy i jak Ci to służy? Może Twoje zachowanie nie przysparza Ci przyjaciół, a wręcz przeciwnie? Zastanów się nad tym. A jeżeli masz w swoim gronie takie osoby, to podeślij im ten artykuł, może podejmą próbę zmiany swojego zachowania na lepsze?

Podsumowanie

Pamiętaj również, że jedynym sposobem na zwycięstwo w kłótni jest nie doprowadzanie do niej.

Napisz proszę w komentarzu, który ze sposobów podoba Ci się najbardziej? A może już z jakiegoś korzystałeś? Jeżeli tak to możesz napisać, jakie rezultaty przyniósł?

I już tradycyjnie, moja prośba do Ciebie o podzielenie się tym artykułem z Twoimi znajomymi. Jestem przekonany, że część z nich bardzo podziękuje Ci za tę wiedzę.

Bibliografia:

1. D. Carnegie, Jak zdobyć przyjaciół i zjednać sobie ludzi, Studio Emka, Warszawa 2012.
2. R. B. Cialdini, Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, Gdańsk 2014.
3. S. Ciuk, Nowe kierunki w badaniach nad przywództwem [w:] Nowe kierunki w zarządzaniu, Wydawnictwo Akademickie i Profesjonalne, Warszawa 2008.
4. P. F. Drucker, Zarządzanie XXI wieku – wyzwania, MT Biznes, Warszawa 2009.
5. G. Kobuszewski, Sztuka umiejętnego porozumiewania się z ludźmi jako ważny element zarządzania organizacjami, Wyższa Szkoła Biznesu w Dąbrowie Górniczej, Dąbrowa Górnicza 2014.
6. J. Penc, Przedsiębiorstwo w burzliwym otoczeniu. Procesy adaptacji i współpracy, Ośrodek Postępu Organizacyjnego, Bydgoszcz 2002.