Zaznacz stronę

Zapisz się na newsletter
i otrzymaj e-book:
7 sposobów, jak być lubianym

Więcej o Efektywna komunikacja

Komunikacja jest jedną z najważniejszych, jak nie najważniejszą kompetencją w całym naszym życiu. Poziomu jej zaawansowania decyduje o tym, jak dobre relacje będziesz mieć z Twoim otoczeniem. Od jej poziomu zależy również to, jak bardzo satysfakcjonujące będziesz miał życie osobiste i zawodowe, a nawet to, ile będziesz zarabiał. Lepsze relacje z innymi przekładają się na ich sympatię do Ciebie, a to zawsze pomaga w załatwianiu przeróżnych spraw.

W dziale efektywniej komunikacji dowiesz się:

  • jak budować dobrze funkcjonujące zespoły,
  • sprawić, żeby ludzie Cię bardziej lubili
  • czy też motywować innych do działania,
  • jak powinna wyglądać konstruktywna krytyka,
  • oraz dlaczego efektywna komunikacja jest trudna do osiągnięcia.

 

Poznasz także metody krytykowania, dzięki który nie ucierpią Twoje relacje z innymi. A jeżeli jesteś właśnie na etapie poszukiwania pracy, to wpisy z tej kategorii pomogą Ci lepiej przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej. Poza tym dowiesz się jak szybko nawiązać dobre relacje z ludźmi w nowych miejscach. Przyda się, gdy już zostaniesz zatrudniony w nowej pracy. 😉

Jednym z ciekawszych narzędzi w odniesieniu do efektywnej komunikacji jest metoda kanapki wykorzystywana do udzielania krytyki którą stosuje się, żeby była ona łatwiejsza do zniesienia przez krytykowaną osobę. W praktyce polega ona na tym, że rozmowa zostaje podzielona na trzy części. W pierwszej i ostatniej komunikowane są pozytywy, a wszystko to, co jest mniej przyjemne i wymaga poprawy umieszcza się w środku. Taki sposób przedstawienia krytyki jest łatwiejszy do przyjęcia przez rozmówcę. Rosną też szanse na to, że Twój rozmówca przemyśli i zmieni swoje zachowanie na lepsze.

Kolejne etapy w metodzie kanapki:

  • I etap – rozpoczęcie rozmowy z pochwałą zachowań/postaw rozmówcy (20-40% czasu rozmowy),
  • II etap – krytyka zachowań/postaw rozmówcy oraz próba znalezienia rozwiązania problemu (30-50% czasu rozmowy),
  • III etap – pochwała rozmówcy, motywowanie go do zmiany, wyrażenie wiary w możliwość jego poprawy, wyrażenie gotowości pomocy w tej zmianie oraz ewentualne wskazanie cróg do poprawy (30-50% czasu rozmowy).

Stosowanie tej metody nie uczyni od razu komunikacji efektywnej, ale sprawi, że ludzie będą bardziej skłonni szczerze z nami porozmawiać. Ludzie nie lubią krytyki, szczególnie tej otwartej, napastliwej, a co gorsza publicznej. W sytuacji bezpardonowego potrafią odpowiedzieć tym samym, co absolutnie niszczy nadzieje na sensowną rozmowę. Dlatego właśnie tak ważna jest odpowiednia forma prawidłowej komunikacji.

Efektywna komunikacja ma następujące cechy, które warto brać pod uwagę podczas większości codziennych rozmów:

  • Rozpoczynanie rozmowy od pytań otwartych, np.: kiedy?, dlaczego?, co?
  • Niezależnie od tematu rozmowy można przekazać nieco informacji o sobie, gdyż ustawiczne wypytywanie może rodzić nieufność.
  • Należy reagować również na komunikaty pozasłowne (pozytywne lub negatywne).

Tak ujęta komunikacja ma przede wszystkim kluczowe znaczenie na poziomie interpersonalnym, ale w przypadku komunikacji wewnątrz firmowej sytuacja może wyglądać nieco inaczej. W dużej mierze zależy to od stylu rządzenia, struktury organizacyjnej oraz wewnętrznych ustaleń.

Warto też rozważyć, jak radzić sobie z barierami pojawiającymi się w komunikacji:

  • Starać się formułować komunikaty opisowe, a nie oceniające.
  • Unikać mówienia więcej niż odbiorca komunikatu może jednorazowo wysłuchać, przytłoczenie rozmówcy może sprawić, że komunikacja przestanie być efektywna.
  • Sprawdzać jak druga strona rozumie twoje wypowiedzi i idee.
  • Wybierać czas i miejsce przekazania przez odbiorcę komunikatów zwrotnych, tak aby były one dogodne dla niego.
  • Przekazywać informacje zwrotne w stosunku do wypowiedzi nadawcy, kiedy druga strona ich oczekuje i kiedy sądzimy, że spowodują one zmianę jego zachowań lub sądów.
  • Jak najczęściej stosować komunikację „twarzą w twarz”.
  • Wystrzegać się znanego w psychologii mechanizmu wnioskowania o intencjach drugiej strony na podstawie własnych obaw.

Czym więc charakteryzuje się efektywna komunikacja? To komunikacja oparta na elastyczności i otwartości wobec innych. Osoby ją stosujące potrafią wykorzystać sprzężenie zwrotne, radzą sobie też dobrze z krytyką własnych działań. Efektywna komunikacja to cecha charakteryzująca zgrane zespoły pracownicze, jest to też przymiot prawdziwego przywódcy.

Jak zostało powiedziane już wcześniej, efektywna komunikacja w życiu prywatnym oraz w życiu zawodowym może się znacząco różnić. W przypadku pracy zawodowej warto być konkretnym i rzeczowym, tylko wtedy ludzie będą Cię słuchali z przyjemnością, nie warto też owijać w bawełnę. Krążenie wokół tematu może tylko zniechęcić rozmówcę, który w odpowiedzi stanie się wycofany. Jeśli obawiasz się reakcji rozmówcy – bądź taktowny, ale rzeczowy. To jest dość kłopotliwe, ale wykonalne. Rozmowa, po której nie mam pojęcia o co w niej chodziło jest… frustrująca. Szanuj więc czas i uwagę partnera. Wydestyluj te informacje, których on na prawdę potrzebuje i przekaż je w zrozumiałej formie. To zbuduje Twój wizerunek jako profesjonalisty.

Nierzadko efektywna komunikacja jest po prostu lakoniczna, ale za to treściwa. Oczekiwanie, że ludzie zalewani tonami informacji wyłowią właśnie te najbardziej przydatne jest nieco naiwne i ryzykowne. Jeżeli jednak twoi współpracownicy otrzymają od Ciebie tylko te informacje, które są im potrzebne do podjęcia decyzji, wyrażenia opinii, podjęcia działania – odwdzięczą się uwagą, zainteresowaniem i interakcją. A następnym razem z chęcią poświęcą Ci swój czas, bo wiedzą już, że nie będziesz go marnować.

Efektywna komunikacja powinna być także sensownie uporządkowana, ponieważ chaotyczne generowanie informacji nie przynosi żadnego efektu. Zamiast tego lepiej jest zastosować uporządkowaną strukturę, która może obejmować niemal dowolne elementy. Przykłady takich struktur to: wstęp – rozwinięcie – zakończenie, wyzwanie – tło –rozwiązanie – kolejne kroki, pomysł – korzyści – potrzebna pomoc.

Dobrą praktyką w efektywnej komunikacji jest skupienie się na konkluzji, opisywanie wszystkich poczynionych kroków nie ma żadnego sensu, szczególnie z punktu widzenia rozmówcy. Budowanie napięcia jest dobre, ale w teatrze albo w rozmowie z klientem, jednak w przypadku współpracowników takie zachowanie jest bezcelowe i marnuje czas wszystkich stron.

Niektórzy autorzy proponują więc, żeby mówić w punktach. W ten sposób bardziej złożone zagadnienia są prostsze do przekazania, istnieje też mniejsza szansa na popełnienie jakiegoś błędu. Jednocześnie sprawia, że rozmówcy mają większe szanse na śledzenie właściwego wątku rozmowy i utrzymanie pełnego zaangażowania.

Na koniec warto wspomnieć, że efektywna komunikacja jest potrzebna tak naprawdę wszędzie: w szkole, w pracy, na studiach, w domu czy związku. Jest to jedna z tzw. Kompetencji kluczowych, której zaniedbanie może mieć poważne konsekwencje w dorosłym życiu. Jednocześnie efektywna komunikacja jest tematem zaniedbywanym w edukacji, i właśnie dlatego warto wziąć sprawy w swoje ręce i po prostu nauczyć się tego. Im szybciej tym lepiej.