Jak zbudować dobry zespół projektowy?

Tworząc zespoły projektowe często zastanawiamy się, jak dobrać do nich odpowiednich ludzi? Tak, żeby stworzyć skutecznie działający zespół, czyli taki, który będzie pracował efektywnie. Tak czy inaczej dobrze funkcjonujący zespół to nie lada wyzwanie.

Jednym z największych badaczy ról pełnionych w zespole jest brytyjski teoretyk zarządzania Meredith Belbin. Zajmował się on zagadnieniem efektywności zespołu i opracował teorię ról w zespole (ang. Team Role Theory). Teoria ta udowadnia, że na efektywność zespołów roboczych wpływ mają nie tylko wykształcenie i umiejętności jego członków, ale także typy ich osobowości. Te ostatnie związane są przede wszystkim ze stylem komunikowania się i preferencjami odnośnie pełnionych ról zespołowych danej jednostki. Belbin określa role zespołowe jako „indywidualne tendencje do pewnych zachowań, sposobów współpracy oraz budowania relacji z innymi”. Dzięki samej świadomości odnośnie występowania poszczególnych ról, zespół może funkcjonować dużo efektywniej.

Według Belbin’a istnieje 9 ról zespołowych:

• Plant, czyli Myśliciel zwany również Siewcą Idei, Człowiekiem Idei, Indywidualistą, Twórcą, czy Kreatorem, czasami błędnie mylony z Innowatorem,
• Resource Investigator (External Communicator), czyli Poszukiwacz Źródeł, którego nazywa się także Człowiekiem Kontaktów, Poszukiwaczem Zasobów czy też Badaczem Źródeł,
• Coordinator (Chairman), czyli Koordynator zwany także Naturalnym Liderem,
• Shaper, czyli Lokomotywa, rola ta nazywana jest również Człowiekiem Akcji, Influcencer’em, Despotą oraz Liderem, błędnie kojarzona z Naturalnym Liderem,
• Monitor Evaluator to Krytyk Wartościujący nazywany również Sędzią, Analitykiem, Oceniaczem, Ewaluatorem, często mylony jest z Krytykiem,
• Team Worker (Team Player), czyli Dusza Zespołu, rola nazywana również Pracownikiem Zespołowym, Graczem Grupowym oraz Człowiekiem Grupy/Drużyny,
• Implementer (Planner, Company Worker), czyli Realizator, nazywany również Praktycznym Organizatorem, Wdrożeniowcem czy Implementorem,
• Completer Finisher (Finisher) to Skrupulatny Wykonawca nazywany też Perfekcjonistą, Detalistą i Perfekcyjnym Wykonawcą,
• oraz Specialist, czyli Specjalista.

Co ciekawe, wydawać by się mogło, że zespoły złożone z samych utalentowanych i błyskotliwych osób np. Specjalistów, są szczególnie „skazane” na osiąganie sukcesów. Tymczasem, jak udowadnia Belbin, są to najmniej efektywne zespoły. Dopiero utworzenie takiego zespołu, w którym funkcjonować będą reprezentanci wszystkich ról zespołowych, wyraźnie zwiększa szansę na osiąganie sukcesów. Dlatego właśnie każda rola w zespole jest równie ważna.

Poniżej przedstawiłem charakterystykę wszystkich 9 ról zespołowych wg Belbin’a.

Role zespołowe wg Belbin’a

Myśliciel (Siewca Idei, Kreator)

Jest to osoba o wysokim ilorazie inteligencji, która inicjuje nowe pomysły, rozwiązania oraz strategie. Wytwory jej umysłu często prezentują nietuzinkowe i oryginalne podejście do problemów. Na ogół konfrontuje swoją wizję z grupą na forum i nie lubi krytyki własnych pomysłów, przez co może się czuć dotknięty i obrażać się. Może gubić szczegóły i robić błędy, a także krytykować pomysły innych. Generalnie im większy grupa ma problem, tym większe wyzwanie dla Myśliciela. Uważa też, że wszystkie świetne pomysły z początku dziwnie wyglądają i roztacza wokół siebie aurę „geniusza”. W skrajnych przypadkach wycofuje się z pracy grupowej zmniejszając jej efektywność na rzecz realizacji własnych koncepcji.
Cechy myśliciela: inteligencja, kreatywność

Poszukiwacz źródeł (Człowiek Kontaktów)

Jego naturalny i otwarty styl bycia, od pierwszego wejrzenia wzbudza sympatię u innych ludzi. Nawiązuje i utrzymuje mnóstwo kontaktów na zewnątrz grupy, co pomaga mu szukać zasobów przy realizacji zadań. Bada, analizuje i przytacza informacje na temat pomysłów, stanu wiedzy i działań na zewnątrz grupy. Zwolennik wszelkich usprawnień i innowacji. Jest dobrym improwizatorem, potrafi przewidzieć przebieg spotkania oraz skutecznie przeprowadzić negocjacje. Chroni zespół przed marazmem i utratą kontaktu ze światem zewnętrznym. Niestety, gdy straci entuzjazm może zawodzić partnerów biznesowych poprzez niedotrzymywanie umów.
Cechy poszukiwacza źródeł: otwartość, zaradność

Koordynator (Naturalny Lider)

Człowiek sprawujący kontrolę nad sposobem, w jaki grupa stara się osiągnąć cele. Ustala porządek zebrań, przewodniczy, koordynuje działania zespołu. Koordynator to człowiek dominujący, ale w spokojny i nieagresywny sposób. Potrafi efektywnie wykorzystać zasoby swojego zespołu. Potrafi skutecznie rozpoznać zalety i słabości grupy, a także wykrzesać potencjał indywidualny z każdego pracownika. Charakteryzuje go bardziej zdrowy rozsądek niż błyskotliwość umysłu. Jest niestety skłonny do lenistwa, gdy znajdzie się ktoś, by go zastąpić i uważa, że to jemu należą się pochwały za wysiłek całego zespołu.
Cechy koordynatora: równowaga emocjonalna, rozsądek

Lokomotywa (Człowiek Akcji)

Przewodzi realizacji zadań i kształtuje sposób, w jaki wykorzystany zostanie wysiłek grupy. Swoją uwagę skupia na ustalaniu celów i priorytetów. Wywiera wpływ na decyzje i wynik aktywności grupowej. Jest niecierpliwy i impulsywny – chce szybko widzieć rezultaty. Chętnie rzuca i podejmuje wyzwania, dzięki niemu ciągle „coś się rzeczywiście dzieje”. Zespół traktuje jako narzędzie do wykonania określonego celu. Często rywalizuje i bywa arogancki, jest skłonny do frustracji i irytacji. Trudno przychodzi mu przepraszać innych za swoje zachowanie, nawet gdy wina w oczywisty sposób leży po jego stronie.
Cechy lokomotywy: wyzwala potencjał, duża aktywność, dominacja, czasami impulsywność

Krytyk wartościujący (Sędzia, Analityk)

Kolejny, zaraz po myślicielu, przedstawiciel intelektualnej części zespołu. Należy do osób, które potrafią analizować problemy i oceniać pomysły zespołu na bieżąco, dzięki czemu grupa jest lepiej przygotowana do podjęcia wyważonej decyzji. Ma niesamowite zdolności przyswajania oraz oceny ogromnych ilości skomplikowanych materiałów pisanych. Jest najbardziej obiektywny i bezstronny z całego zespołu. Nie okazuje emocji, jest sceptyczny, stanowczy i może obniżyć morale zespołu, gdy w niewłaściwym momencie oceni pomysł. Bywa cyniczny bez uzasadnienia.
Cechy krytyka wartościującego: inteligencja, równowaga, rzadkie okazywanie uczuć

Dusza Zespołu (Człowiek Grupy)

Jest to najbardziej wrażliwa i empatyczna osoba z grupy. Potrafi dostrzegać indywidualne potrzeby członków grupy, a także ich obawy. Wzbudza powszechną sympatię, łagodzi konflikty oraz wspiera i podnosi morale członków zespołu. Łatwo komunikuje się z innymi i potrafi wysłuchać. Osoba o nieocenionej lojalności i oddaniu wobec grupy. Nie lubi konfrontacji oraz konfliktów. Jest jednak niezdecydowany w sprawach zasadniczych, często podejmuje decyzje w oparciu o relacje z innymi członkami zespołu.
Cechy duszy zespołu: duża wrażliwość i empatia, niskie pragnienie dominacji, na ogół łagodne usposobienie

Realizator (Praktyczny Organizator)

Przekształca pomysły, koncepcje oraz plany na praktyczne działania. Realizuje ustalenia grupy w sposób systematyczny i efektywny. Dzięki niemu następuje praktyczne wdrożenie projektów i planów rozwiązań. Jest konkretny i oczekuje tego od grupy, nie lubi zmienności planów, gdyż wytrącają go z równowagi. Potrzebuje stabilnych struktur, żeby efektywnie działać i próbuje je samodzielnie budować. Obstaje przy tym, co sprawdzone i utrudnia zmiany.
Cechy realizatora: aktywność, praktyczne działanie, zdyscyplinowanie

Skrupulatny Wykonawca (Perfekcjonista)

Człowiek nastawiony na wykonywanie zadań z konkretnym rezultatem czasowo-jakościowym. Musi osobiście sprawdzić każdy szczegół i zapewnić jak najwyższy standard wykonania, wtedy będzie zadowolony. Może być trudny w kontaktach, gdyż nie toleruje próżniactwa i niedbalstwa innych członków zespołu. Często grzęźnie w szczegółach, które nie są najistotniejsze dla ukończenia zadania. Świadomy celu. Skłonny do obsesyjnych zachowań.
Cechy skrupulatnego wykonawcy: szczegółowość, dokładność, zdyscyplinowanie, najczęściej introwertyk

Specjalista

Wysokiej klasy ekspert w swojej dziedzinie, który zajmuje się wąskim zakresem pracy. Skupia się bardziej na szczegółach technicznych niż na ludziach, którzy mogliby praktycznie dla niego nie istnieć. Wykazuje duże poświęcenie i koncentrację na realizowanym zadaniu. Człowiek ten nastawiony jest na konkretne cele, zaangażowany w pracę i „samonapędzający się”. Ma wiedzę i umiejętności, które mogą być bardzo rzadkie i cenne dla zespołu. Nie interesuje go szerszy kontekst wszystkich zadań zespołu, tylko wąski przedmiot działań własnych. Lubi dużo wiedzieć i zdobywa wiedzę dla niej samej, a nie żeby ją praktycznie wykorzystywać. Najczęściej występuje jako konsultant zespołu w danej dziedzinie.
Cechy specjalisty: wysoka motywacja, zdyscyplinowanie, nastawienie na cel/zadanie

Typy ról zespołowych

Wśród wyżej wymienionych ról zespołowych można wyróżnić role przeciwstawne. Role przeciwstawne to takie pary ról zespołowych, które wykazują odmienne sposoby działania podczas realizowania zadań oraz prezentują różne postawy wobec problemów:

• myśliciel i realizator,
• koordynator i specjalista,
• lokomotywa i dusza zespołu,
• oraz poszukiwacz źródeł i skrupulatny wykonawca.

Krytyk wartościujący jest rolą neutralną. W różnym czasie i w różnych zespołach dana osoba może przyjmować zupełnie inne role. Dodanie lub usunięcie członka z danego zespołu może więc przynieść zaskakujące rezultaty, zarówno pozytywne, jak i negatywne, dlatego powinno być gruntownie przemyślane. Często się mówi o pozytywnym działaniu, gdy zespół pozwala na dopływ tzw. świeżej krwi. Wpływ nowych członków i ich pomysłów na lekko już „wypalony” zespół może mieć bardzo pozytywny efekt, jednak niesie za sobą również ryzyko utraty stabilności, próbę zmian w hierarchii czy sposobu komunikacji. Mogą się również zmienić ustrukturyzowane już role zespołowe.

Ze względu na zachowania i postawy danego członka zespołu wobec realizowanych zadań i innych osób w zespole można wyróżnić trzy grupy ról zespołowych: socjalną, zadaniową i intelektualną.

Ile ról zespołowych może pełnić jedna osoba?

Każdy człowiek posiada przeważnie jedną rolę zespołową, która wyraźnie dominuje nad pozostałymi oraz na ogół 1-2 role uzupełniające, w które również może się wcielić, gdy rola dominująca jest już przez kogoś zajęta. Są to role naturalne, w których efektywność danej jednostki jest największa. Można również przyjmować czy też wcielać się w inne niż naturalne role, jednak podejmowane działania będą wtedy mniej efektywne, a motywacja do pracy znacząco spadnie. Ponadto ograniczenie swobody wynikającej z tłumienia naturalnych skłonności może powodować niepotrzebne napięcia oraz frustracje, które dana osoba może przenieść na innych członków zespołu.

Biorąc pod uwagę efektywność pracy, każda rola jest ważna, tyle że w różnych zadaniach i na różnych etapach określonego projektu. Najlepiej jest więc budować zespoły liczące od 3-4 do 8-9 osób, gdzie przy mniejszej liczebności członkowie będą pełnić po 2-3 role zespołowe, a w większych po jednej roli wiodącej.

Jeżeli chcesz więc stworzyć dobrze działający zespół to powinieneś tak dobierać jego członków, żeby znalazły się w nim wszystkie role zespołowe opisane przez Belbin’a. W ten sposób zaistnieje jest duża szansa, że poszczególni członkowie Twojego zespołu będą pełnić swoje role zgodne z ich osobowością oraz indywidualnymi preferencjami.

Jak się dowiedzieć, jakie role najchętniej będą pełnić członkowie mojej organizacji?

W celu określenia ról zespołowych, jakie najchętniej przyjmą członkowie Twojej organizacji najlepiej będzie zgłosić się do akredytowanego specjalisty Belbin Polska. Dzięki temu Twój zespół będzie miał przeprowadzoną prawidłową analizę. Kwestionariusze, które są dostępne w Internecie nie są aktualne.

Napisz proszę w komentarzu, co myślisz o koncepcji ról zespołowych? Jak Ci się wydaje, które z nich byłby dla Ciebie naturalne?

Jeżeli podobał Ci się ten artykuł to podziel się nim proszę ze swoimi znajomymi. Może pozwoli im to zrozumieć, że jesteśmy różni i mamy różne potrzeby przy realizacji danego projektu czy zadania, które nam ktoś zlecił. Może dzięki tej wiedzy cały Twój zespół, czyli wszyscy jego członkowie będą bardziej wyrozumiali dla siebie.

Sprawdź także wpis: Jak prawidłowo udzielać konstruktywnej krytyki?

Bibliografia:

1. R. M. Belbin, Twoja rola w zespole, Gdańskie Wydawnictwa Psychologiczne, Gdańsk 2003.
2. R. M. Belbin, Twoja rola w zespole, Gdańskie Wydawnictwa Psychologiczne, Gdańsk 2008.
3. R. M. Belbin, Zespoły zarządzające: Sekrety ich sukcesów i porażek, Wolters Kluwer, Warszawa 2016.
4. M. Gellert, C. Nowak, Zespół, Gdańskie Wydawnictwa Psychologiczne, Gdańsk 2008.
5. S. Ilski, S. A. Witkowski, Walidacja Kwestionariusza Ról Zespołowych: A Self–Perception Inwentory R. M. Belbina, Przegląd Psychologiczny 2000.
6. B. Kożusznik, Psychologia w pracy menedżera, Katowice 1994.
7. www.belbin.pl [dostęp, 14 sierpień 2018]