Jak napisać mail do promotora? [PRZYKŁAD]

Jeżeli zastanawiasz się, jak napisać mail do swojego promotora to jesteś w bardzo dobrym miejscu. Napisanie profesjonalnego maila pozwoli Ci od początku budować dobre relacje z promotorem, a te z kolei pomogą Ci efektywniej pisać pracę dyplomową.

Za chwilę szczegółowo omówię przykład maila do promotora. Pokażę Ci krok po kroku, jak napisać mail do promotora. Co więcej udostępnię Ci nawet szablon z przykładami maili do promotora, z którego będziesz mógł korzystać korespondując ze swoim promotorem.

No dobrze, więc jak napisać maila do promotora?

1. Mail do promotora: Rozpoczęcie

Jeżeli piszesz maila do swojego promotora, ale też do swojego przełożonego lub klienta to dobrze jest odpowiednio zacząć. Zwroty, których użyjesz na początku takiej wiadomości powinny wyrażać szacunek i uznanie, albo po prostu przywitać się z odbiorcą. Możesz tutaj użyć sformułowań takich, jak:

• Panie Doktorze,
• Szanowny Panie,
• Szanowny Panie Doktorze,
• Dzień Dobry Panie Doktorze.

Zwróć też uwagę, że wszystkie słowa są z wielkiej litery, a już w szczególności zwrot Szanowny Panie czy Panie Doktorze. W przeciwieństwie do tego studenci często piszą słowo „panie” z małej litery. W rezultacie może to być odebrane przez odbiorcę jako brak szacunku.

Teraz już wiesz, jak ważne jest odpowiednie rozpoczęcie maila do promotora. Dlatego też postaraj się używać sformułowań, które powyżej przytoczyłem. Takie podejście do sprawy z pewnością da Ci pewną przewagę w relacjach z promotorem nad Twoimi kolegami.

2. Przykład maila do promotora

W kolejnej części maila dobrze jest napisać coś o sobie (jeżeli jest to Twój pierwszy mail) oraz ułatwić odbiorcy identyfikację Ciebie i Twojej sprawy. Przykładem może być mail o treści:

Szanowny Panie Profesorze,
nazywam się Grzegorz Kobuszewski i jestem studentem 5 roku Wydziału Budownictwa, Mechaniki i Petrochemii Politechniki Warszawskiej w Płocku na kierunku budownictwo.

 

Zgodnie z naszą wczorajszą rozmową piszę do Pana w celu ustalenia tematu mojej pracy magisterskiej. Tak jak już wspomniałem, chciałbym opracować temat związany wykonaniem projektu konstrukcji stalowej hali magazynowej o rozpiętości 21 metrów.

 

Będę bardzo wdzięczny za wszelkie sugestie Pana Profesora zarówno w kontekście tematu pracy, jak i zagadnień, które powinienem poruszyć w pracy.

 

Z góry serdecznie dziękuję za poświęcony czas i za odpowiedź.

 

– – –
Z wyrazami szacunku,
Grzegorz Kobuszewski

Zauważ, że w powyższej wiadomości zostało przedstawione:

• kto napisał wiadomość,
• jaki jest cel tej wiadomości,
• oraz jakie są oczekiwania wobec odbiorcy – promotora.

Na końcu wiadomości jest jeszcze swoisty zwrot grzecznościowy i pożegnanie, ale o tym opowiem Ci nieco dalej.

A wracając do treści Twojego maila to… staraj się, żeby Twoja wiadomość była z jednej strony zwięzła, a z drugiej strony, na tyle szczegółowa, żeby pozwoliła Twojemu promotorowi bez najmniejszego trudu na nią odpowiedzieć.

Jeżeli masz jakieś trudności to napisz o nich swojemu promotorowi. Jeżeli konkretnie podejdziesz do tematu, to Twój promotor najprawdopodobniej udzieli Ci szybkiej odpowiedzi.

3. Zadbaj o czytelność

Najlepszym sposobem na zepsucie czytelności przekazywanych informacji jest tzw. ściana tekstu. Dotyczy to zarówno prezentacji w Power Poincie, ale też właśnie maili. Postaraj się, żeby kolejne części Twojej wiadomości oddziały 2 entery, tak jak na przykładzie powyżej.

Jeżeli będziesz pisać swój mail do promotora w czytelny i konkretny sposób, to będzie on miał ułatwione zadanie z odpowiedzią. A jak myślisz, komu się przyjemniej odpisuje na maile – osobom, które dbają o formę i treści maila czy tym, którzy tego nie robią.

4. Mail do promotora: Zakończenie

Na końcu, podobnie jak na początku należy zawrzeć pewien zwrot grzecznościowo-uznaniowy. Takie zwroty będą dobrze o Tobie świadczyć, a konkretniej będą dobrze świadczyć o Twoim dobrym wychowaniu i szacunku, którym darzysz odbiorcę swojej wiadomości.

Przykładem takich zwrotów mogą być:

• Z poważaniem,
• Z wyrazami szacunku,
• Łączę wyrazy uznania,
• Pozdrawiam serdecznie, (bardziej do osób przed 50-tką)

Tylko nie zapomnij na końcu dodać swojego podpisu z pełnym imieniem i nazwiskiem.Możesz też dodać tytuł naukowy i/lub zawodowy, jeżeli już jakiś posiadasz, np. inżyniera lub magistra.

UWAGA: Podawanie przed nazwiskiem lic. (tytułu licencjata) tylko Cię ośmieszy. Tego się po prostu nie robi – chociaż znam też takie osoby, które to robią… 🙂

Dlaczego warto używać tytułu inżyniera w wiadomości

Natomiast jeżeli masz już tytuł inżyniera i piszesz maila do starszego promotora to lepiej użyj przedrostka inż. Tutaj działa to odwrotnie niż z tytułem licencjata. Za brak tej wiedzy swojego czasu nieźle oberwałem.

Pisząc swoją magisterkę dostałem za to zdrowy opierdziel od swojego promotora (za brak podpisu „inż. Grzegorz Kobuszewski”). Nie wiem, jak Twoi wykładowcy, bo czasy się zmieniają, ale warto o tym pamiętać. Nikt też nie powinien zwróci Ci uwagi na to, że piszesz swój tytuł zawodowy przed nazwiskiem, bo masz do tego pełne prawo.

5. Mail do promotora: Największe błędy

Jednym z najgorszych błędów w pisaniu maila do promotora jest pominięcie tytułów naukowych. Na tytuł takiego doktora czy profesora często pracuje się całymi latami, nic więc dziwnego, że osoba, które je uzyska może poczuć się urażona.

UWAGA: Czasami może to być odebrane nie tylko jako brak szacunku, ale i zniewaga – szczególnie przez promotorów starszej daty. Nie zapominaj więc o stosownych tytułach swojego promotora zarówno pisząc maila, jak i w rozmowie z nim w 4 oczy.

Tak samo negatywnie odbierane przez Twojego promotora może być pomijanie zwrotów grzecznościowo-uznaniowych. Pisałem już o tym wcześniej, więc zapisz je sobie lub zapamiętaj je raz na zawsze.

Kolejnym błędem, który możesz popełnić jest tryb rozkazujący w wiadomości. Przyznasz mi pewnie rację, że inaczej brzmi sformułowanie:

„Przesyłam pracę do sprawdzenia. Niech mi ją pan sprawdzi jak najszybciej, bo chce pisać dalej.”

niż wiadomość:

„Przesyłam Panu Profesorowi kolejny fragment mojej pracy dyplomowej. Z góry serdecznie dziękuję Panu Profesorowi za poświęcony czas, sprawdzenie i przesłanie ewentualnych sugestii zmian.”

I o ile w pierwszym przypadku Twój promotor może się na Ciebie zdrowo zdenerwować, to w drugim będzie Ci najprawdopodobniej wdzięczny, bo mu z góry dziękujesz za poświęcony czas.

6. Kilka rad na koniec odnośnie tego, jak dobrze napisać maila do promotora

Jeżeli chcesz od początku budować ze swoim promotorem dobre, partnerskie relacje to powinieneś nauczyć się poprawnie pisać maile. Umiejętność ta przyda Ci się nie tylko na etapie studiów, ale i potem w późniejszym życiu zawodowym.

Jeżeli więc do tej pory nie zwracałeś uwagi na to, jak dobrze napisać maila do swojego promotora, to od dziś zacznij.

Na koniec wysyłam Ci link do specjalnego szablonu, który przygotowałem dla wszystkich dyplomantów. Szablon ułatwi Ci napisanie maila do Twojego promotora. Szablon zawiera:

• przykłady maili do promotora,
• kilkanaście zwrotów grzecznościowo-uznaniowych,
• oraz dokładnie omawia poszczególne części wzorowej wiadomości do promotora.

POBIERZ PRZYKŁADY MAILI DO PROMOTORA Z OMÓWIENIEM

Podsumowanie

Jak widzisz pisanie maila do promotora i komunikacja przez maila nie należy do najtrudniejszych zadań. Trzeba jednak znać kilka zasad, które sprawią, że Twoje wiadomości będą chętnie czytane przez Twojego promotora.

A teraz życzę Ci powodzenia w budowaniu relacji ze swoim promotorem i tego, żeby Twoje maile były uznawane przez niego, za jedne z najfajniejszych, które czytał w życiu.

ZOBACZ RÓWNIEŻ: Od czego NAJLEPIEJ zacząć pisanie pracy dyplomowej?

Bibliografia:

1. Badania, obserwacje i życiowe doświadczenia autora oraz jego znajomych i przyjaciół.