Jak zrobić automatyczny spis treści w Wordzie? Poradnik krok po kroku.

Robiąc automatyczny spis treści w Wordzie możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu. Szczególnie, kiedy dotyczy to Twojej pracy dyplomowej (licencjackiej, inżynierskiej lub magisterskiej). Spis treści w wordzie można zrobić tak, żeby automatycznie aktualizował się po każdej zmianie, którą zrobisz w swoim dokumencie. Za chwilę pokażę Ci, jak to zrobić.

Przygotowanie spisu treści w wordzie zalicza się do umiejętności formatowania tekstu, które są absolutną podstawą w większości zawodów na dzisiejszym rynku pracy. Osobiście nie wyobrażam sobie, żeby osoba z wyższym wykształceniem nie umiała tego zrobić. Równolegle dopuszczam możliwość, że coś mogło pójść nie tak na wcześniejszych poziomach Twojej edukacji i nie umiesz tego zrobić. Ale spokojnie spis treści w wordzie to nic skomplikowanego i za chwilę to nadrobisz.

Spis treści w wordzie krok po kroku

1. Jak zrobić spis treści w wordzie – procedura krok po kroku?

Poniżej przedstawiam skróconą listę kroków, jak wstawić automatyczny spis treści w wordzie. W dalszej części artykułu rozbijemy sobie te czynności na czynniki pierwsze i pokażę Ci na szczegółowych rysunkach, gdzie znaleźć odpowiednie opcje w wordzie.

Spis treści w wordzie – skrócona lista kroków:

• Najpierw oznacz wszystkie tytuły rozdziałów w swojej pracy jako nagłówek 1 (zakładka narzędzia główne → pasek po prawej stronie),
• Potem oznacz wszystkie tytuły podrozdziałów jako nagłówek 2 (analogicznie, jak przy nagłówku 1, wchodzi w zakładkę narzędzia główne → pasek po prawej stronie),
• Następnie ustawiasz formatowanie nagłówka 1 i nagłówka 2 zgodnie z wytycznymi Twojej uczelni (najedź kursorem myszy na nagłówek 1 → kliknij prawym przyciskiem myszy → modyfikuj → ustaw wielkość i inne parametry czcionki… to samo zrób dla nagłówka 2 i kolejnych, jeżeli występują),
• Przejdź na stronę, na której chcesz umieścić spis treści w wordzie,
• Przejdź na zakładkę odwołania → spis treści (po lewej) → wybierz pierwszy wariant
• Spis treści gotowy 🙂

2. Co musisz przygotować, zanim wstawisz spis treści?

Zanim jeszcze będziesz mógł wstawić spis treści w wordzie najpierw będziesz musiał zdefiniować sobie, co w tym spisie treści będzie miało się znajdować. Bo niby skąd word ma wiedzieć, co chcesz wstawić w swoim spisie treści?

Najprościej robi się to z użyciem nagłówków zwanych też stylami, które są dostępne w zakładce narzędzia główne na specjalnym pasku. Zobacz sobie rysunek poniżej.

Oczywiście możesz też zdefiniować własne style i potem powiedzieć wordowi, że to z nich chcesz zrobić swój spis treści. Jednak jest to bardziej zaawansowana opcja, z której nie ma potrzeby korzystać, jeżeli nie potrzebujesz kilku spisów treści w swoim dokumencie.

No dobrze więc, pierwszym krokiem będzie zaznaczenie fragmentów naszego dokumentu, które mają występować w spisie treści. Najczęściej są to tytuły rozdziałów, podrozdziałów, punktów i podpunktów. Analogicznie jak w książkach.

Nagłówki wstawiamy z poziomu zakładki narzędzia główne. Wystarczy zaznaczyć odpowiedni tekst i kliknąć na określony nagłówek, żeby nadać mu określony styl formatowania.

Ciekawostka: Możesz zaznaczyć więcej niż jeden obszar tekstu, żeby nadać mu formatowanie. Żeby to zrobić wystarczy zaznaczać tekst trzymając wciśnięty klawisz ctrl (tzw. „kontrol” z klawiatury).

Analogicznie robi się to z kolejnymi poziomami nagłówków, jeżeli występują.

Oczywiście można też zmienić formatowanie (styl) określonego nagłówka, ponieważ rzadko kiedy będzie on zgodny z naszymi potrzebami czy oczekiwaniami uczelni.

3. Jak ustawić nagłówki w wordzie – formatowanie nagłówków.

Pisząc pracę dyplomową lub formatując inne dokumenty potrzebujemy, żeby nasz tekst wyglądał w określony sposób. Czasami wynika to z wytycznych, które dostajemy (np. z uczelni lub od pracodawcy), a czasami z naszego widzimisię. Mówimy wtedy, że potrzebujemy określenia konkretnych stylów dla naszego tekstu.

Określenie stylu polega na ustawieniu określonych parametrów tekstu, za który ten styl będzie odpowiadał. Parametrami stylu są na przykład: rodzaj czcionki, wielkość tekstu, kolor tekstu, wyrównanie, odstęp między wierszami, pogrubienie, wypunktowanie i wiele, wiele innych.

I tak można na przykład zdefiniować konkretny styl dla wszystkich rozdziałów w naszej pracy, który będzie odpowiadał tylko i wyłącznie za formatowanie tekstu w nazwach tych rozdziałach (nagłówek 1) w całym naszym dokumencie.

Do tej pory nie numerowaliśmy naszych rozdziałów i nie ustawialiśmy parametrów tekstu, więc teraz to zrobimy. Nadamy stylowi odpowiedzialnemu za nasze rozdziały („Nagłówek 1”) odpowiednie parametry:

• czcionka: Times New Roman,
• wielkość tekstu: 16 pkt.,
• tekst: wyjustowany,
• tekst: pogrubiony,
• interlinia: 1,35,
• kolor: czarny,
• numerowanie: tak,
• automatycznie aktualizuj: tak,
• efekty tekstu: kapitalik lub wersalik.

A teraz dla lepszego zrozumienia zagadnienia formatowania tekstu i nadawania parametrów poszczególnym stylom, pokażę Ci, gdzie znaleźć i ustawić powyższe parametry.

Jak ustawić czcionkę i wielkość tekstu dla wybranego stylu w wordzie?

W sumie istnieją dwa sposoby na to, żeby ustawić czcionkę oraz wielkość tekstu. Pierwszym jest bezpośrednie wybranie ich zaraz po wyświetleniu się okna „modyfikowanie stylu”. Natomiast drugim sposobem jest wybranie dodatkowych opcji formatowania czcionki z pola „formatuj” w lewym dolnym rogu okna „modyfikowanie stylu”.

Wybór drugiego sposobu odsłania przed nami więcej opcji dotyczących edycji czcionki. Można przykładowo wybrać kolor czcionki i jeden z efektów tj. indeks górny, przekreślenie, kapitalik czy wersalik. Szczególnie dwie ostatnie opcje mogą być dla Ciebie przydatne, ponieważ często występują w wytycznych uczelnianych odnośnie formatowania prac dyplomowych.

Jak ustawić interlinię w stylach w wordzie?

Interlinia to odstęp między wierszami, które standardowo wynoszą 1,0 lub 1,5, ale pokażę Ci jak to zmienić na wypadek, gdybyś potrzebował innych. Ustawimy interlinię zgodnie z założeniami, czyli 1,35.

Przy okazji ustawień interlinii, warto poruszyć temat odstępów, które są w tym samym oknie na lewo od ustawień interlinii. Word domyślnie ustawia je dla „Nagłówka 1” na 12 i 0 pkt. Są to odstępy, które program robi przed oraz po linijce tekstu w danym stylu. Dla różnych stylów są bardzo różne i warto je zmienić ręcznie, żeby nadać tekstowi Twojego dokumentu więcej przejrzystości i lekkości.

Osobiście dla rozdziałów proponuję Ci wybrać:

• odstępy przed: 0 pkt.
• odstępy po: 12 pkt.

a dla podrozdziałów:

• odstępy przed: 12 pkt.
• odstępy po: 12 pkt.

Nada to Twoim tekstom większej przejrzystości, która sprawi, że czytelnik nie będzie się męczył podczas czytania. A to też jest mega istotne przy odbiorze Twojego tekstu.

Jak zrobić numerację nagłówków?

Dla osób piszących pracę dyplomową powyższe pytanie można by zamienić na pytanie: Jak zrobić numerację rozdziałów i podrozdziałów w pracy dyplomowej? albo Jak nadać numerację rozdziałom i podrozdziałom w pracy dyplomowej? Tak czy inaczej, robi się to korzystając z zaawansowanych ustawień w oknie „modyfikowania stylu”.

W ten sposób nasze rozdziały i podrozdział uzyskają określoną numerację.

Niestety nie zawsze numeracja rozdziałów i podrozdziałów działa tak, jak sobie tego zażyczymy. Spróbuj wtedy poszukać odpowiedniej opcji w wordzie, albo pobierz sobie plik, na bazie którego przygotowaliśmy ten artykuł: spis treści w wordzie przykład

Pogrubienie tekstu, zmiana koloru i wyrównanie

Wszystkie powyższe opcje zmiany są dostępne w oknie głównym „modyfikowanie stylu”:

• pogrubienie tekstu (1),
• wyrównanie tekstu i wyjustowanie (2),
• zmiana koloru tekstu na własny (3).

Opcje zmiany pogrubienia tekstu, koloru i wyrównania możesz też zobaczyć je na poniższym rysunku.

Ostatnią rzeczą jaką poruszę w tej części jest zaznaczenie opcji „Automatycznie aktualizuj”. Jest to wygodna opcja, która pozwala programowi na automatyczną aktualizację tekstu w całym pliku dla danego stylu, jeżeli zmienisz jakiekolwiek parametr tego stylu. I to jest właśnie magia pracy na stylach! Raz przyporządkowując dany styl do danego tekstu, możesz potem edytować ten tekst w całym pliku, zmieniając tylko parametry stylu do którego został przypisany.

4. Jak wstawić spis treści w wordzie w dokumencie?

W celu wstawienia automatycznego spisu treści w wordzie musisz przejść na zakładkę odwołania. Następnie wybierasz opcję spis treści, która znajduje się po lewej stronie i wybierasz interesujący Cię wariant.

Na początku wybierz pierwszy wariant, ponieważ jest ona najbardziej intuicyjny. Z czasem możesz wybierać inne opcje, a nawet tworzyć własne ustawienia tego, jak będzie wyglądał wstawiany przez Ciebie spis treści.

5. Kiedy i jak można zaktualizować spis treści w wordzie?

Spis treści najlepiej aktualizować po zmianach, które wprowadza się w pracy. Na przykład jeżeli zmienisz treść, któregoś z rozdziałów (nagłówek 1), podrozdziałów (nagłówek 2), itd.

Aktualizacji spisu treści warto też dokonać przed drukowaniem dokumentu lub przed zapisem go do formatu PDF, ponieważ od ostatniej Twojej edycji dokumentu mogły zajść jakieś zmiany, o których już nie pamiętasz.

Aktualizacja spisu treści w wordzie dokonywana jest bardzo prosta.

Sposób 1: Klikasz na napis „Spis treści” i pojawi się opcja aktualizacji. Następnie wybierasz rodzaj aktualizacji i zatwierdzasz przyciskiem ok.

Sposób 2: Klikasz prawym przyciskiem myszy na spis treści w wordzie i zaznaczasz opcję „Aktualizuj pole” (po czym wyskoczy okno jak przy sposobie pierwszym).

Można wybrać opcję „Aktualizacja wyłącznie numerów stron”, albo „Aktualizacja całego spisu”. Pierwsza opcja aktualizuje wyłącznie numery stron i możesz jej używać, gdy masz pewność, że tylko one się pozmieniały. Mogło się to zdarzyć w efekcie np. dopisania do jakiegoś podrozdziału dodatkowych treści, albo dokonania przez Ciebie pewnych przesunięć w tekście. Natomiast druga opcja jest dobra do użycia, gdy nie jesteś pewien czy nie zaszły jakieś zmiany w nazewnictwie rozdziałów i/lub podrozdziałów.

Podsumowanie

Jak widzisz wstawianie automatycznego spisu treści w wordzie to nic trudnego. Za pierwszym razem zajmie Ci to może ze 20 minut, a następnym razem jeszcze mniej. Natomiast oszczędność czasu, który zaoszczędzisz na automatycznej aktualizacji można liczyć w godzinach!

Pamiętaj tylko, żeby aktualizować spis treści w wordzie przed każdym zapisem i wydrukiem Twojego dokumentu, ponieważ aktualizacja obejmuje nie tylko treść poszczególnych nagłówków, ale też strony, na których się znajdują.

ZOBACZ RÓWNIEŻ:

Co powinien zawierać spis treści w pracy dyplomowej (ŻEBY NIE ODRZUCILI TWOJEJ PRACY)

Bibliografia:

1. Badania, obserwacje i życiowe doświadczenia autora oraz jego znajomych i przyjaciół.