Rozmowa kwalifikacyjna część 1, czyli jak dobrze przygotować się do rozmowy o pracę?

Rozmowa kwalifikacyjna to dla wielu osób silne przeżycie i duży stres. Możesz znacząco je zredukować poprzez odpowiednie przygotowanie się. Pozostaje tylko zdobycie sympatii oraz zaufania rekrutera. Przekonaj go, że Twoja kandydatura jest najlepsza.

Jest na to kilka dobrych sposobów i jeżeli je zastosujesz to wypadniesz na rozmowie kwalifikacyjnej zdecydowanie lepiej niż Twoi konkurenci. Jak pokazują badania trendów zatrudnieniowych pracodawców w Polsce [1-6] kluczem do zatrudnienia pracownika są dziś nie tylko umiejętności twarde, ale także miękkie. Rozmowa kwalifikacyjna, jest właśnie etapem rekrutacji, w którym nabiera to szczególnego znaczenia. Rekruterzy (tudzież przyszli pracodawcy) zwracają uwagę na umiejętności pracy w grupie, ogólnie pojętą komunikację oraz otwartość. Nie ma się tu czemu dziwić, gdyż atmosfera w pracy i chęć współpracowania z osobami, które darzy się sympatią są jednymi z najczęściej wymienianych oczekiwań u samych kandydatów. [1-4] Dlatego właśnie rozmowa kwalifikacyjna jest tak ważnym elementem procesu zatrudniania.

Powinieneś zwrócić na nią szczególną uwagę. Twoje CV może być imponujące, jednak jeżeli nie kupisz sobie sympatii i zaufania rekrutera to możesz zapomnieć o wymarzonej pracy. Sprawdź, na co zwrócić uwagę lub jakie kompetencje w sobie kształtować, żeby zawsze pokazywać się w jak najlepszym świetle. Przygotuj się i zastosuj te kilka wskazówek. Dzięki nim znacząco zredukujesz swój stres i lepiej wypadniesz na swojej rozmowie o pracę.

Poniżej przygotowałem też dla Ciebie podręczny spis treści, dzięki któremu będziesz mógł sprawniej poruszać się po całej serii. Spis ten znajduje się również na końcu tego artykułu. 😉

Podręczny spis treści:

1. Rozmowa kwalifikacyjna część 1, czyli jak dobrze przygotować się do rozmowy o pracę?
2. Rozmowa kwalifikacyjna część 2, czyli co może Ci się przytrafić i jak temu zapobiec?
3. Rozmowa kwalifikacyjna część 3, czyli jak odpowiadać na trudne pytania?

Rozmowa kwalifikacyjna: Zrób to i możesz być spokojny.

0. Co warto zrobić przed samą rozmową?

Zabierz ze sobą wszystkie potrzebne dokumenty, a zwłaszcza te, o które prosił Cię rekrutujący lub przyszły pracodawca. Jeśli jest to Twoja kolejna praca, możesz też zabrać ze sobą listy referencyjne od poprzednich pracodawców. Referencje są jeszcze rzadko spotykaną praktyką w Polsce, więc mogą być Twoim dodatkowym atutem.

Zadbaj o odpowiedni strój. To co założysz na siebie powinno spełniać dwa aspekty: styl + wygoda. Powinieneś nie tylko dobrze wyglądać, ale i tak samo się czuć. Strój nie powinien Cię w żadnym stopniu krępować, ograniczać ruchów czy sprawiać, że będziesz czuć jakikolwiek dyskomfort. Zadbaj o odpowiednio wygodną garderobę, jeżeli chcesz wyglądać naturalniej i zostać odebranym za osobę o dużej pewności siebie.

Tuż przed rozmową wyłącz swój telefon komórkowy, żeby nie zadzwonił w nieodpowiednim momencie. Może to wydaje się oczywiste, jednak nie zawsze o tym pamiętamy. Osobiście zdarzyło mi się to kilka razy. Może nie na rozmowie kwalifikacyjnej, ale na spotkaniu czy przy rozmowie, na których nie powinien był zadzwonić. 😉 I chociaż mógłbym przysiąc, że go wyciszałem, to i tak się jakoś odezwał. Dzisiaj jest tyle aplikacji, które domyślnie mają swoje ustawienia, że chyba bezpieczniej jest go całkowicie wyłączyć na chwilę czy dwie. 🙂

To też jest ważne

Oczywiście ważne jest też, żeby się nie spóźnić na własną rozmowę kwalifikacyjną. To by o Tobie nie najlepiej świadczyło.Zwłaszcza, gdy zapisałeś sobie w CV “punktualność” jako mocną stronę. Nie należy tego jednak opatrznie rozumieć. Mam tu na myśli przychodzenie dużo za wcześniej. Nie chodzi tu o to, żeby nie pojawić się wcześniej w miejscu, w którym odbędzie się rozmowa. To też daje przyszłemu pracodawcy jakąś informację o Tobie. Przyjdziesz za późno – nie szanujesz czasu innych i nie potrafisz prawidłowo zarządzać własnym czasem. Pojawisz się za wcześniej – jesteś “w gorącej wodzie kąpany” i również nie potrafisz dobrze zarządzać czasem. O której więc najlepiej się pojawić? Na spotkaniu o pracę powinieneś pojawić się od 2 do 5 minut wcześniej i komuś to zakomunikować. A ostatnie minuty poczekać w wyznaczonym przez tą osobę miejscu.

Oczywiście mogą się pojawić sytuacje nieprzewidziane np. korki uliczne, czy tramwaj, który z jakiegoś powodu nie przyjechał właśnie dzisiaj. Szczęście jednak sprzyja lepszym, a w tym przypadku bardziej przygotowanym i to zadanie dla Ciebie. Większość z tych sytuacji możesz przewidzieć i przygotować plan awaryjny, zanim to się jeszcze wydarzy.

Aha przed samą rozmową warto się jakoś zrelaksować i wprawić umysł w pozytywny stan. Przygotuj sobie w tym celu np. ulubioną muzykę, której posłuchasz w drodze na spotkanie.

1. Pierwsze wrażenie

Pierwsze wrażenie, jak sama nazwa wskazuje, robi się tylko jeden raz. Dlatego na tym etapie, nie powinieneś popełnić żadnego błędu. O tym kiedy, i dlaczego przyjść na rozmowę kwalifikacyjną już pisałem. To także jest element dobrego pierwszego wrażenia, zwłaszcza wtedy, kiedy trafisz w okno czasowe, o którym wspomniałem. A na co jeszcze warto zwrócić szczególną uwagę, żeby zbierać punkty pierwszego wrażenia?

Od momentu, gdy tylko pojawiasz się w miejscu, w którym odbywa się spotkanie powinieneś pamiętać o uśmiechu. Szczery uśmiech to najlepsza i zarazem najdroższa rzecz na świecie, którą możemy na siebie włożyć. I nie ma tu chociażby krzty przesady. To dzięki niemu ludzie będą Cię odbierać, jako kogoś pozytywnego, kogoś w towarzystwie kogo chcieliby przebywać. Warto zrobić takie wrażenie już o samego początku. Może decyzja o Twoim zatrudnieniu będzie konsultowana z osobami, które właśnie minąłeś na korytarzu? A chyba warto mieć jednego czy dwóch sojuszników więcej po swojej stronie? 😉

Pamiętaj o etykiecie

Oczywiście składa się na nią bardzo wiele rzeczy, w zależności o miejsca, do którego się udajesz. Są jednak pewne ponadczasowe zwroty grzecznościowe, które są mile widziane w każdej etykiecie. Należy do niej między innymi zwykłe i często niedoceniane “dzień dobry”, gdy gdzieś się pojawiasz. Albo używanie 3 magicznych wręcz słów, czyli “przepraszam, dziękuję i proszę”. Te drobne ukłony w relacjach z innymi ludźmi, świadczą o Twojej wysokiej kulturze osobistej i dobrym wychowaniu. W połączeniu ze szczerym uśmiechem sprawiają, że od razu zaczynasz zjednywać sobie, nawet nowo poznanych ludzi.

Przy spotkaniu z rekruterem/pracodawcą pamiętaj również o prawidłowym uścisku dłoni. Jeżeli nigdy na to nie zwracałeś uwagi to koniecznie przećwicz to ze znajomymi. Uścisk nie powinien być, ani za słaby, ani za mocny. W uścisku również ukryte są komunikaty niewerbalne, które mogą być jednoznacznie odbierane przez Twojego rozmówcę. Uścisk słaby lub muśnięcie palcami (często nazywane “martwą rybą”) to gest, który może kojarzyć się z brakiem zaangażowania. Odbiorca może podejrzewać, że brakuje Ci energii oraz chęci do działania, albo, że masz wysokie mniemanie o sobie i nie przywiązujesz wagi do innych osób. Zbyt mocny uścisk natomiast, może zaś kojarzyć się z próbą pewnej dominacji, narzucania swojego zdania, a nawet ukrytą agresją.

UWAGA:

Jeżeli będziesz rozmawiać z kobietą (zwłaszcza, jako mężczyzna), to nigdy, przenigdy nie podawaj jej pierwszy dłoni. Kobieta, a w tej sytuacji również niejako gospodarz/inicjator spotkania robi to jako pierwsza. Jeżeli nie zostaniesz więc powitany tym gestem, to opanuj się i pierwszy tego nie rób!

Będąc przy omawianiu spotkania z osobą rekrutującą należy wspomnieć o prawidłowym kontakcie wzrokowym. Podobnie jak przy uścisku dłoni, nie powinno być go za mało, ale też nie jest stosowne utrzymywanie go w sposób ciągły. Gdy będziesz unikał kontaktu to może być to odebrane, jako nieszczerość czy brak pewności siebie. Ciągłe utrzymywanie zaś, jako oznaka zbyt dużego mniemania o sobie, “gapienia się” czy wręcz pewnej agresji. Jeśli miałbym oszacować, ile czasu Twojej rozmowy o pracę powinien zajmować kontakt wzrokowy? To byłoby to coś pomiędzy 80, a 90%.

2. Zabierz coś do pisania

Zabranie ze sobą czegoś do pisania może wiele o Tobie powiedzieć przyszłemu pracodawcy, a także pomóc w rozmowie kwalifikacyjnej. Pewnie zastanawiasz się teraz w jaki sposób? Już tłumaczę. Zabranie stylowego kalendarza czy notatnika zrobi dobre wrażenie na rekruterze. Dlaczego? Po pierwsze pokaże, że jesteś dobrze zorganizowany, a po drugie, że jesteś przygotowany. Co jeszcze bardziej pogłębi efekt pozytywnego pierwszego wrażenia. Poza tym może Ci to pomóc w kolejnym etapie rozmowy. W jaki sposób? A no w taki, że możesz zapisać sobie wcześniej przygotowane pytania, które chciałbyś zadać rekrutującemu. (Również w odniesieniu do wcześniej wspomnianego przygotowania się). To także ograniczy ewentualny stres związany z możliwością zapomnienia któregoś z pytań.

Osobiście prawie zawsze zabieram ze sobą podręczny kalendarz i długopis, w którym mogę zanotować wiele rzeczy. Zadbaj tylko o to, żeby na stronach, które będzie widział również rekrutujący, nie było zbyt wiele kompromitującego Cię chaosu. Ale to chyba oczywiste. 😉

3. Zdobądź informacje o miejscu prac

Jednym z elementów dobrego przygotowania do rozmowy kwalifikacyjnej jest zdobycie informacji o firmie, w której ubiegasz się o pracę. Dobrym sposobem na to jest chociażby odwiedzenie ich strony internetowej. Niestety jest to często bagatelizowana praktyka. Kandydaci przyłapani na nieznajomości podstawowych informacji o firmie, do której aplikują, sami skreślają się już na “dzień dobry”. Warto zatem przeczytać kilka podstawowych informacji o swoim przyszłym pracodawcy. Nawet, jeżeli nie zapamiętasz wszystkich szczegółów, to chociaż powinieneś kojarzyć:

• Kto jest właścicielem?
• Czym zajmuje się firma?
• Jakie produkty/usługi oferuje swoim klientom?
• Jaki jest cel główny pracodawcy i ogólna polityka firmy? (misja i wizja)
• Kto jest najważniejszym klientem lub kim są najważniejsi klienci dla organizacji?
• Co ciekawego wydarzyło się ostatnio w firmie, w jakich projektach brała udział, co nowego wprowadziła na rynek?

Znajomość odpowiedzi na te pytania pozwoli Ci zdobyć większe zaufanie rekrutera i będzie świadczyć o Twoim profesjonalnym przygotowaniu. A to z kolei zaowocuje pewną sympatią rekrutera do Ciebie. Efekt ten jest o tyle większy, o ile osoba, która prowadzi rozmowę jest bardziej związana z firmą. Szczególnie zapunktujesz więc, gdy rozmowę kwalifikacyjną będzie prowadził sam właściciel.

A co jeżeli, Ty poświęcisz swój czas na nauczenie się tych informacji, a rekrutujący nawet o to nie zapyta? Jest pewien sposób. Na końcu każdej rozmowy kwalifikacyjnej to Ty możesz zadawać pytania. Warto którymś z nich nawiązać do tego, o czym się już dowiedziałeś. Możesz też poprosić o rozwinięcie pewnych kwestii, szczególnie wtedy, kiedy będą one zbieżne z Twoim stanowiskiem pracy.

Pokaże to, że interesujesz się firmą, również w kontekście swojego rozwoju w jej strukturach. A jeżeli trafisz na kogoś szczególnie związanego z firmą (założyciela/właściciela), to dopytując o szczegóły serdecznie go skomplementujesz. A któż nie lubi opowiadać, o swoich doświadczeniach oraz sukcesach, które osiągnął? 😉

Tym sposobem na koniec spotkania zostawisz po sobie bardzo dobre wrażenie.

4. Zdobądź informacje o rekrutującym

Nawiązanie do tematów szczególnie bliskich rekrutującemu może zaowocować jego sympatią do Ciebie. W przypadku właściciela będzie to na przykład wcześniej wspomniana już rozmowa o historii firmy i jej rozwoju. A co, jeżeli trafisz na kogoś innego? Zawsze możesz go przecież zapytać o jego doświadczenie zawodowe, jak trafił do tej firmy lub od czego zaczynał. Oczywiście nie zawsze dostaniesz odpowiedź i istnieje ryzyko, że to ochłodzi Wasze relacje. Sam musisz ocenić czy warto to zrobić?

Innym sposobem na zaskarbienie sobie sympatii rekrutera jest zrobienie małego researchu (riserczu)? Oczywiście nie zawsze jest to wykonalne (brak personaliów rekrutera, brak informacji o nim w sieci). Jeżeli jednak się uda znaleźć o nim jakieś ciekawe informacje, to możesz je potem wykorzystać podczas Waszej rozmowy. Może macie wspólne zainteresowania, skończyliście tą samą szkołę/uczelnie lub pochodzicie z tej samej miejscowości? Kto wie? Inną sprawą jest potem zgrabne wplecenie ich w Waszą rozmowę, ot niby przypadkiem. 😉

Mój kolega Rafał, robi tak od lat, tyle, że w sprzedaży. Twierdzi, że sprzedaż musi być poprzedzona dobrą relacją z klientem opartą na sympatii i zaufaniu. Wtedy łatwiej jest mu coś sprzedać. Znajdując rzeczy, które łączą go z potencjalnym klientem łatwo zdobywa jego sympatię. Zaufanie natomiast buduje swoim profesjonalizmem i spersonalizowaną ofertą dostosowana do potrzeb klienta. Co ciekawe metoda ta działa również przy rekrutacji. W sumie nie trudno się dziwić, ponieważ na rozmowie kwalifikacyjnej “sprzedajesz sam siebie”.

Oczywiście nie zawsze znajduje się elementy łączące, jednak kiedy już się to robi – efekty są nadspodziewane. To oczywiste, że bardziej lubimy osoby do nas podobne, a tym samym możemy u nich więcej zyskać i “lepiej się sprzedać”. Przestrzegam tylko w tym miejscu, podobnie zresztą jak w przypadku CV, przed dopasowywaniem się na siłę do pasji Twojego rozmówcy. Takie kłamstwo szybko wyjdzie na jaw, i przyniesie Ci więcej szkody niż pożytku.

Podsumowanie

Rozmowa kwalifikacyjna, a właściwie przygotowanie do niej to spory wysiłek i często czasochłonny proces. Pamiętaj tylko, że im więcej czasu przeznaczysz na przygotowanie się, to tym lepiej wypadniesz przed rekruterem. Możesz też zastosować kilka wskazówek i tricków, dzięki którym wypadniesz zdecydowanie lepiej. Szlifuj swoje kompetencje miękkie, ponieważ jak widzisz przydają się one w pracy. Co więcej, jak wynika z badań, są one powszechnie oczekiwane od kandydatów. Powodzenia! 😉

Mam nadzieję, że rozmowa kwalifikacyjna jest teraz dla Ciebie bardziej zrozumiałym procesem. I że wiesz już, na co zwrócić szczególną uwagę, gdy będziesz kolejny raz aplikował o pracę.

Podręczny spis treści tej serii:

1. Rozmowa kwalifikacyjna część 1, czyli jak dobrze przygotować się do rozmowy o pracę?
2. Rozmowa kwalifikacyjna część 2, czyli co może Ci się przytrafić i jak temu zapobiec?
3. Rozmowa kwalifikacyjna część 3, czyli jak odpowiadać na trudne pytania?

Które ze wskazówek podobają Ci się najbardziej? A jakie Ty stosujesz, żeby zwiększyć swoje szansę? Koniecznie daj nam znać w komentarzu.

Komentarze, dyskusje i udostępnianie są jak zawsze bardzo mile widziane. 😉

Bibliografia:

1. G. Kobuszewski, Płockie Laboratorium Kompetencji, czyli kompetencje interpersonalne studentów kierunków technicznych płockich uczelni wyższych, a potrzeby współczesnego rynku pracy, b. m. w. 2015.
2. Agrotec Polska Sp z o. o. na zlecenie Narodowego Centrum Badań i Rozwoju, Analiza kwalifikacji i kompetencji kluczowych dla zwiększenia szans absolwentów na rynku pracy, Warszawa 2014.
3. Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości oraz Uniwersytet Jagielloński, Rynek pracy widziany oczami pracodawców, [w:] Bilans Kapitału Ludzkiego, Warszawa 2015.
4. Szkoła Główna Handlowa, Amerykańska Izba Handlu w Polsce oraz Ernst & Young, Kompetencje i kwalifikacje poszukiwane przez pracodawców wśród absolwentów szkół wyższych wchodzących na rynek pracy, Warszawa 2012.
5. Analiza trendów zarobkowych w portalach: https://barometrzawodow.pl/, https://hays.pl/, https://interviewme.pl/, https://nofluffjobs.com, https://strefainzyniera.pl, https://www.jobs.pl/, https://wynagrodzenia.pl/, https://zarobki.pracuj.pl/
6. Badania, obserwacje i życiowe doświadczenia autora oraz jego znajomych i przyjaciół.